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Factur-X : tout savoir sur ce format de facturation électronique

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  • Contexte

Factur-X au coeur de la facturation électronique

L’année 2026 marquera un tournant majeur pour près de 4 millions d’entreprises françaises avec l’entrée en vigueur de l’obligation de facturation électronique. Cette réforme vise à moderniser les échanges commerciaux et à renforcer la lutte contre la fraude fiscale. Parmi les formats de facturation électronique recommandés, la Factur-X se distingue comme une solution hybride, alliant lisibilité humaine et exploitation automatique des données. Mais en quoi consiste précisément ce format et pourquoi est-il essentiel pour les entreprises ? Plongeons dans le détail de cette innovation.

Factur-X
Qu'est ce que Factur-X
  • Définition

Qu’est-ce qu'une Factur-X ?

La Factur-X est un format de facture électronique « hybride » qui a été développé dans le cadre d’un projet franco-allemand afin de rendre conforme les factures à la norme européenne EN 16931 et au FNFE-MPE (Forum National de la Facture Électronique et des Marchés Publics Électroniques).

Ce projet vise à faciliter la transition vers la facturation électronique en offrant à la fois une accessibilité aux utilisateurs humains et une intégration facile dans les systèmes de gestion et d’archivage électroniques.

  • Un format hybride

La structure technique d’une Factur-X

La Factur-X repose sur un fichier PDF/A-3 qui embarque un fichier XML structuré. Ce XML suit la norme Cross Industry Invoice (CII), permettant l’interopérabilité entre différents systèmes comptables et logiciels de gestion.

Voici les principales caractéristiques techniques d’une facture Factur-X :

  • Format PDF/A-3 : un format lisible par les humains contenant « l’image de la facture » et les mentions obligatoires. Ce format est également conçu pour l’archivage de 3ème génération et garantit l’authenticité du document.
  • Fichier XML intégré : il contient les données structurées de la facture, ce qui facilite l’extraction et le traitement automatisé des données. Cette partie « structurée » permet notamment d’être analysée par les logiciels de facturations et les PDP.

Cette structure permet de garantir la conformité tout en assurant une lisibilité immédiate, contrairement aux formats purement XML.

Structure Factur-X
Factur-X facturation électronique
  • Conformité et règlementations

Factur-X dans le cadre de la facturation électronique de 2026 ?

La réforme de la facturation électronique repose sur la transmission de factures structurées aux administrations fiscales et aux partenaires commerciaux via des PDP (Plateformes de Dématérialisation Partenaires). La Factur-X répond parfaitement à cette exigence grâce à ses avantages :

  • Conformité réglementaire : il respecte la norme européenne et s’intègre aisément aux exigences fiscales.
  • Interopérabilité : il est compatible avec plusieurs logiciels de gestion et d’ERP.
  • Automatisation accrue : il permet un traitement automatisé des factures grâce aux données XML intégrées.
  • Accessibilité : la partie PDF reste lisible par l’homme, facilitant la transition vers la facturation 100 % électronique.
  • Un format de facture personnalisable

Les profils de données Factur-X

La Factur-X propose plusieurs niveaux de structuration des données, appelés profils de données, afin de s’adapter aux besoins de factures fournisseurs des entreprises. Il en existe cinq principaux :

  1. MINIMUM : il inclut uniquement les informations essentielles d’une facture (SIRET, montant total HT/TTC, pourcentage de TVA, date, numéro de facture). Cependant, il ne fait pas partie des variantes acceptées pour la facturation électronique de 2026.
  2. BASIC WL (Without Lines) : il inclut les données du profil « MINIMUM » ainsi que les informations présentes dans l’en tête et le pied de page de la facture pour faciliter le traitement automatisé :  les références de livraison, le mode de paiement, le numéro de bon de commande…
  3. BASIC : il inclut les données du profil « BASIC WL » ainsi que celles sur les lignes de factures : référence de l’article, quantité, prix unitaire HT…
  4. COMFORT : il inclut les 165 champs de la norme EN16931 dont les informations obligatoires des factures et les nouvelles mentions prévues par la réforme de la facturation électronique.
  5. EXTENDED : profil le plus complet, il contient les données du profil « COMFORT » ainsi que des données complémentaires pour répondre aux besoins spécifiques de certaines entreprises. On y retrouve notamment les données dans le cas d’une facture qui inclut plusieurs bons de livraison différents.

Grâce à ces profils, chaque entreprise peut choisir le niveau d’information adapté à ses besoins et à son niveau d’automatisation.

  • De multiples bénéfices

Les avantages d'une Factur-X pour les entreprises​

  • Une adoption progressive et facilitée

Contrairement à d’autres formats purement XML (comme UBL ou CII), Factur-X offre une courbe d’apprentissage plus douce pour les entreprises. En conservant un PDF lisible, il permet de maintenir des pratiques existantes tout en intégrant progressivement l’automatisation.

  • Une interopérabilité

L’un des grands atouts de la Factur-X est son interopérabilité. Grâce à son format standardisé, il facilite les échanges de factures entre entreprises, administrations et prestataires, via la plupart des logiciels. Cette compatibilité permet une intégration fluide dans divers systèmes de gestion, évitant les problèmes de conversion et d’incompatibilité entre les plateformes.

Factur-X avantages
  • Un gain de temps et de productivité

L’exploitation des données XML intégrées au document PDF permet un traitement automatique des factures dans les outils de gestion financière et comptable. Cela réduit considérablement les tâches manuelles de saisie et diminue les risques d’erreurs.

  • Réduction des coûts

Etant une facture dite « électronique », le format Factur-X permet de supprimer les coûts qui était autrefois liés aux factures papiers. Adieu aux coûts matériels (papiers, encre, stockage…), aux coûts de traitement (réception, lecture, classement…) et aux coûts divers (erreurs humaines, retard de paiement…)

  • Accélération des paiements clients/fournisseurs

Le format électronique de la Factur-X fluidifie considérablement les processus de facturation entre les clients et fournisseurs, notamment grâce à sa simplicité et à son importante automatisation. Ainsi, les paiements sont émis plus rapidement tout en respectant les modalités de base.

  • Une meilleure traçabilité et archivage

Avec Factur-X, les données étant structurées, la récupération et le classement des informations sont simplifiés. Cela facilite la mise en conformité avec les exigences d’archivage légal et améliore l’auditabilité des transactions.

Mise en place Factur-X
  • Adopter la Factur-X

Comment mettre en place la Factur-X dans son entreprise ?

  • Vérifier la compatibilité des outils existants

Avant de basculer vers ce format, il est essentiel de s’assurer que votre logiciel de gestion comptable ou ERP supporte la génération et la lecture des factures Factur-X. De nombreux éditeurs de solutions GED et de BI ont déjà intégré cette norme.

  • Choisir une solution adaptée

Si votre outil actuel ne prend pas en charge la Factur-X, il existe des solutions spécialisées permettant de convertir des factures en ce format, ou des logiciels GED, comme DocuWare, intégrant nativement cette fonctionnalité.

  • Former les équipes

Bien que la Factur-X simplifie la transition vers la facturation électronique, il est essentiel de sensibiliser et former les équipes financières et comptables à son utilisation et à ses bénéfices.

  • Tester et déployer progressivement

Une phase pilote avec quelques clients et fournisseurs permet de vérifier la bonne intégration de la Factur-X avant une généralisation complète à l’ensemble des transactions.

  • Un format hybride

Le traitement des factures entrantes avec DocuWare

À la réception du document, DocuWare détecte son format et, dans le cas d’une Factur-X, extrait automatiquement les données présentes dans la facture et procède à une auto-indexation. Si le document n’est pas structuré, il est envoyé vers une étape de Lecture Automatique de Documents (LAD), où une intelligence artificielle analyse et interprète les données qu’il contient.

Toutes les factures reçues peuvent ainsi être classées automatiquement dans la GED et intégrées à un processus de validation, jusqu’au déclenchement du paiement en lien avec la comptabilité.

En tant que futur PDP, DocuWare ne se limitera pas seulement au traitement des factures mais pourra aussi les créer et les convertir directement au format Factur-X si besoin.

traitement factures entrantes Factur-X
  • Conclusion

Pour une transition en toute sérénité

À l’aube de l’obligation de facturation électronique en 2026, adopter le format Factur-X représente une opportunité stratégique pour les entreprises. En combinant les avantages du format PDF et du XML structuré, il facilite la transition vers une gestion documentaire moderne et optimisée. Anticiper dès maintenant son adoption permettra de se conformer aux réglementations tout en gagnant en efficacité et en réduisant les coûts administratifs. Des outils comme la GED DocuWare peuvent faciliter cette transition.

Votre entreprise est-elle prête à franchir le cap de la facturation électronique avec la Factur-X ? Il est temps d’y réfléchir et de s’équiper pour être en conformité avant l’échéance de 2026 !

  • A propos

Belharra Numérique, votre partenaire intégrateur DocuWare de confiance

Leader de solutions de GED & de workflows, DocuWare dispose également de 2 partenaires PDP afin de vous accompagner dans votre transition vers la facturation électronique ! Belharra Numérique est la première capacité de production DocuWare en France, forte d’une équipe de 17 consultants certifiés, 150 clients actifs et plus de 200 projets sur les dernières années. 

Belharra, Platinum Partner DocuWare, vous accompagne dans vos projets de dématérialisation.

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