Comment se préparer à la facturation électronique obligatoire de 2026 ?

Un changement de grande ampleur !

La réforme sur la facturation électronique approche à grands pas ! Malgré sa mise en application à partir du 1er septembre 2026, beaucoup d’entreprises ne s’y sont pas encore préparées. Pire, certaines ne sont même pas au courant de cette nouvelle réforme qui va pourtant changer la gestion des factures au sein de TOUTE entreprise assujettit à la TVA.

Ne vous faites pas surprendre par cette nouvelle réforme et agissez dès maintenant grâce à notre article ! Principe de la loi, dates clés, processus de gestion des factures reçues et émises, formats exigés, nouvelles mentions obligatoires… on vous explique tout de A à Z pour faire de cette modernisation des pratiques de facturation, une transition réussit.

Contexte facturation électronique 2026
Les enjeux de la facturation électronique

Pourquoi la facturation électronique devient obligatoire ?

Dans le cadre de la directive européenne 2014/55/UE et de la loi de finances 2020, de plus en plus d’administrations publiques européennes, dont françaises, imposent l’utilisation des factures électroniques pour toute entreprise opérant en BtoB.

Cette réglementation a plusieurs objectifs :

  • Lutter contre la fraude à la TVA via une meilleure traçabilité
  • Contrôler la TVA en temps réel
  • Simplifier les procédures de déclaration de TVA grâce au pré-remplissage
  • Renforcer la compétitivité des entreprises via l’automatisation des traitements pour gagner en productivité, réduire les coûts de traitement des factures ainsi que les délais de paiement

Qu’est-ce qu’une facturation électronique ?

La facturation électronique ou E-Invoicing, représente l’émission, la transmission et la réception de factures au format dématérialisé conformes à des standards définis par l’administration fiscale. En effet, ces factures doivent contenir des données structurées afin d’être lu par des logiciels de gestion et permettre leur traitement automatique.

De ce fait, la facture entièrement PDF ne sera plus admise, et seulement 3 formats seront acceptés :

  • Factur-X, un format hybride combinant un fichier PDF lisible et des données XML structurées.
  • UBL (Universal Business Language), un format standardisé largement utilisé en Europe.
  • CII (Cross Industry Invoice), un format développé par l’ISO pour les échanges intersectoriels.
Les mentions obligatoires sur la facture électronique

Quelles sont les nouvelles mentions obligatoires sur les factures ?

Afin d’être conformes aux normes de cette nouvelle réglementation, les factures devront comprendre 4 nouvelles mentions obligatoires. Dans le cas échéant, elles seront rejetées.

  • Le numéro SIREN de l’entreprise
  • La nature des opérations facturées : vente de biens, prestation de services ou combinaison des deux
  • L’adresse de livraison des biens
  • Le mode de paiement de la TVA.

Quelles entreprises seront soumises à la facturation électronique ?

La facturation électronique concernera toutes les entreprises opérant en BtoB, assujettis à la TVA, quels que soient leur taille et leur secteur d’activité. Les transactions avec l’administration seront également incluses. De plus, les entreprises qui commercent avec des particuliers (BtoC) et/ou avec des entreprises non installées sur le territoire français devront transmettre un E-Reporting de leurs données de transactions.

Malgré des obligations communes, toutes les entreprises ne seront pas soumises aux mêmes échéances.

Entreprises concernées par la facturation électronique

Les dates de la facturation électronique

Grandes Entreprises & les ETI :

  • 1er septembre 2026 : Réception et Emission des factures (ainsi que l’E-Reporting si nécessaire)

PME & TPE :

  • 1er septembre 2026 : Réception des factures
  • 1er septembre 2027 : Emission des factures (ainsi que l’E-Reporting si nécessaire)

 

Pour rappel :

  • Grandes entreprises : Effectif > 5 000 et CA > 1,5 Mrd€ ou bilan > 2Mrd€
  • ETI : Effectif < 5 000 et CA < 1,5 Mrd€ ou bilan < 2Mrd€
  • PME : Effectif < 250 et CA < 50 M€ ou bilan < 43M€
  • TPE : Effectif < 10 et CA < 2 M€ ou bilan < 2M€
Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires

Les PDP pour émettre et recevoir les factures électroniques

Afin d’assurer la transmission des factures électroniques à un tiers, ainsi que l’exploitation des données par l’Administration Fiscale, les entreprises devront choisir une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP).

Cette PDP qui fera office d’intermédiaire, devra obligatoirement être immatriculée par la DGFiP, et répondre à 5 obligations :

  • Contrôler la conformité des documents déposés.
  • Faire transiter les factures dématérialisées en garantissant le caractère original des factures transmises.
  • Extraire pour le compte de l’administration fiscale les données de facturation, de transaction et de paiement.
  • Transmettre les 4 notifications sur le statut d’une facture (déposée, rejetée, refusée, encaissée). D’autres statuts pourront être ajoutés en fonction de l’offre de services du PDP.
  • Proposer un service de conservation des factures électroniques, mais sans valeur probante.

Comment se préparer à la facturation électronique ?

La transition vers la facturation électronique est un projet complexe qui nécessite plusieurs mois de préparation et d’accompagnement. Les premiers chapitres de notre article vous ont permis de découvrir les grands principes de la facturation électronique. Désormais, il est temps d’établir les étapes à mener en interne dans votre entreprise.

Les étapes pour se préparer à la facturation électronique 2026

Etape 1 : Réaliser un audit interne

La première étape (et sûrement la plus longue) à réaliser est celle de l’audit interne. Elle mobilise beaucoup de temps pour les collaborateurs concernés par la gestion du projet de facturation électronique. Pour réussir correctement votre audit interne, nous vous conseillons de mener les tâches suivantes.

  • Faire l’inventaire des solutions de gestion utilisées (comptable, commerciale, ERP…) et identifier les modifications nécessaires pour vous assurer de leur conformité face aux nouvelles obligations.
  • Evaluer votre volume de factures clients et fournisseurs, et donc le nombre de transactions liées au e-invoicing et au e-reporting.
  • Définir votre zone d’activité (nationale ou internationale)
  • Identifier vos processus de gestion en matière de facturation achat et vente. 36 cas d’usage ont notamment été référencés par la DGFIP. Chacun d’entre eux décrit un circuit de facturation : contexte, schéma du circuit, détail des étapes avec leur description et les acteurs impliqués. 
  • Identifier votre régime de TVA
  • Etablir un budget projet afin de définir les prestataires PDP adéquats par la suite
  • Evaluer vos ressources (humaines) disponibles pour le développement du projet

Cet audit permettra aux différents fournisseurs PDP d’avoir un état des lieux de votre entreprise afin de pouvoir vous proposer une offre et un prix adaptés à vos besoins.

Mettre à jour données clients et fournisseurs facturation électronique

Etapes 2 : Recenser et mettre à jour les données des clients et fournisseurs

La seconde étape consiste à faire un listing de tous les clients et fournisseurs pour lesquels les factures émises et reçues devront être au format électronique. Afin d’assurer la transmission de ces dernières, il sera primordial de mettre à jour ou de compléter les données nécessaires à l’identification du client ou du fournisseur comme le numéro SIREN ou SIRET. Vérifiez également qu’il n’y ait pas de doublons !

Etapes 3 : S’assurer de la conformité de ses factures

Envoyer ses factures au client c’est bien, mais encore faut-il qu’elles soient acceptées par la plateforme PDP. De ce fait, pensez à vérifier que le format de vos factures soit éligible (Factur-X, UBL, CII) et que les mentions obligatoires y soient figurées :

  • SIREN/SIRET
  • adresse de livraison
  • taux de TVA
  • nature de la prestation (biens ou services).

Etape 4 : Adapter son système d’informations

L’intégration de la facturation électronique nécessitera probablement des adaptations techniques au sein de votre système d’information.

  • Mise à jour des logiciels de gestion comptable et ERP pour assurer la compatibilité avec les nouveaux formats de factures.
  • Mise en place d’une Gestion Électronique des Documents (GED) pour centraliser et archiver les factures de manière sécurisée. (Vous pouvez opter pour la GED DocuWare qui, en plus de cela, dispose de 2 partenaires PDP)
  • Intégration des flux de données avec les PDP

Veillez à bien respecter cette étape avant toute démarche auprès d’un prestataire PDP.

ERP et logiciels comptables facturation électronique

Etape 5 : Choisir sa PDP

Le choix de votre Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) fait partie des étapes les plus importantes puisqu’il conditionne votre conformité avec la facturation électronique. Au-delà de l’aspect réglementaire, choisir sa PDP c’est choisir un outil adapté aux spécificités de votre entreprise en matière de gestion des factures. Afin d’effectuer le bon choix, plusieurs paramètres doivent être pris en compte.

  • Capacités techniques

L’un des critères principaux réside dans les capacités techniques de la plateforme. Vérifiez que la solution proposée puisse gérer le volume de factures actuel mais aussi futur de votre entreprise, avec des temps de réponses optimaux même en pic d’activité. La plateforme doit bien évidemment pouvoir gérer les formats de factures standards imposés par l’Administration Fiscale. Certaines PDP disposent de la Reconnaissance Optique de Caractères qui permet de transformer une facture non-conforme pour l’administration Fiscale, en un document accepté dans des cas bien précis.

  • Interopérabilité avec vos outils existants

Afin de simplifier les échanges de factures et votre mise en conformité, optez pour une PDP interopérable avec vos systèmes d’informations existants (ERP, CRM, comptabilité, GED…). Veillez donc à ce qu’elle dispose de connecteurs API pour faciliter l’automatisation, et qu’elle puisse gérer plusieurs flux de données provenant de différentes sources.

  • Sécurité des données

Qui dit facture électronique dit traitement de données sensibles. De ce fait, choisissez une plateforme qui respecte la norme ISO27001, le RGPD et qui utilise des algorithmes reconnus comme l’AES-256. Pour assurer une sécurité intégrale, privilégier les plateformes qui ont des fonctionnalités de gestion de droits d’accès et de traçabilité des actions. De plus, équipez-vous d’une solution qui propose un archivage sécurisé des factures via un coffre-fort électronique par exemple.

  • Ergonomie et prise en main

A quoi bon investir des milliers d’euros dans une PDP si personne ne l’utilise ? Pour éviter cela et favoriser l’adoption de chacun, faites le choix d’une plateforme avec une interface moderne et intuitive. Tableaux de bords personnalisables, outils de recherches avancées, accès en mobilité et interface responsive… toutes ces fonctionnalités contribueront à l’adhésion de vos équipes et in fine, à la réussite de votre transition vers la facturation électronique. Ajoutez à cela des modules d’e-learning, et l’utilisation de la plateforme est garantie !

  • Coûts

Les coûts… c’est sans aucun doute le nerf de la guerre de toute entreprise, surtout pour celles aux budgets serrés. Le premier élément à examiner est l’adéquation entre les services proposés et le prix. Pour cela, vous pouvez étudier les offres des concurrents.

Au-delà du coût de la plateforme en elle-même, veillez à prendre en compte les frais annexes tels que : la mise en place, le coût par transaction (facture émise/reçue), le stockage des données, le support technique…

  • Valeur ajoutée

Une fois que les critères précédents ont été évalués, vous avez la possibilité de choisir une PDP qui offre davantage de fonctionnalités. Ces dernières permettent parfois d’optimiser vos processus. Certaines Plateformes de Dématérialisation Partenaires proposent par exemple :

    • La gestion du circuit de validation des factures entrantes.
    • L’envoi de notification de statuts supplémentaires (autres que les 4 obligatoires)
    • La Transmission de factures de vente à des acteurs non assujettis : particuliers et entreprises domiciliées hors de France.
    • La centralisation des informations nécessaires à l’e-reporting.
    • L’archivage des factures à valeur probante.
Phase de tests facturation électronique

Etape 6 : Réaliser une phase de testing

Avant le déploiement final, il est impératif de réaliser une phase de tests pour :

  • Vérifier la conformité des factures électroniques envoyées et reçues.
  • Identifier d’éventuels dysfonctionnements dans le traitement automatisé.
  • Ajuster les procédures internes si nécessaire.

Par conséquent, nous vous suggérons de réaliser des tests pilotes auprès de quelques clients et fournisseurs pour assurer un déploiement efficace en toute sérénité.

Une fois cette étape terminée, il ne vous restera plus qu’à déployer progressivement la facturation électronique !

Belharra Numérique, votre partenaire intégrateur DocuWare de confiance

Leader de solutions de GED & de workflows, DocuWare dispose également de 2 partenaires PDP afin de vous accompagner dans votre transition vers la facturation électronique ! Belharra Numérique est la première capacité de production DocuWare en France, forte d’une équipe de 17 consultants certifiés, 150 clients actifs et plus de 200 projets sur les dernières années. 

Belharra, Platinum Partner DocuWare, vous accompagne dans vos projets de dématérialisation.

  • Présence nationale
  • Travail en réseau
  • Équipe certifiée
  • Démarche d’innovation continue

 

Belharra Numérique Platinum Partner DocuWare