Le choix de votre Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) fait partie des étapes les plus importantes puisqu’il conditionne votre conformité avec la facturation électronique. Au-delà de l’aspect réglementaire, choisir sa PDP c’est choisir un outil adapté aux spécificités de votre entreprise en matière de gestion des factures. Afin d’effectuer le bon choix, plusieurs paramètres doivent être pris en compte.
L’un des critères principaux réside dans les capacités techniques de la plateforme. Vérifiez que la solution proposée puisse gérer le volume de factures actuel mais aussi futur de votre entreprise, avec des temps de réponses optimaux même en pic d’activité. La plateforme doit bien évidemment pouvoir gérer les formats de factures standards imposés par l’Administration Fiscale. Certaines PDP disposent de la Reconnaissance Optique de Caractères qui permet de transformer une facture non-conforme pour l’administration Fiscale, en un document accepté dans des cas bien précis.
- Interopérabilité avec vos outils existants
Afin de simplifier les échanges de factures et votre mise en conformité, optez pour une PDP interopérable avec vos systèmes d’informations existants (ERP, CRM, comptabilité, GED…). Veillez donc à ce qu’elle dispose de connecteurs API pour faciliter l’automatisation, et qu’elle puisse gérer plusieurs flux de données provenant de différentes sources.
Qui dit facture électronique dit traitement de données sensibles. De ce fait, choisissez une plateforme qui respecte la norme ISO27001, le RGPD et qui utilise des algorithmes reconnus comme l’AES-256. Pour assurer une sécurité intégrale, privilégier les plateformes qui ont des fonctionnalités de gestion de droits d’accès et de traçabilité des actions. De plus, équipez-vous d’une solution qui propose un archivage sécurisé des factures via un coffre-fort électronique par exemple.
- Ergonomie et prise en main
A quoi bon investir des milliers d’euros dans une PDP si personne ne l’utilise ? Pour éviter cela et favoriser l’adoption de chacun, faites le choix d’une plateforme avec une interface moderne et intuitive. Tableaux de bords personnalisables, outils de recherches avancées, accès en mobilité et interface responsive… toutes ces fonctionnalités contribueront à l’adhésion de vos équipes et in fine, à la réussite de votre transition vers la facturation électronique. Ajoutez à cela des modules d’e-learning, et l’utilisation de la plateforme est garantie !
Les coûts… c’est sans aucun doute le nerf de la guerre de toute entreprise, surtout pour celles aux budgets serrés. Le premier élément à examiner est l’adéquation entre les services proposés et le prix. Pour cela, vous pouvez étudier les offres des concurrents.
Au-delà du coût de la plateforme en elle-même, veillez à prendre en compte les frais annexes tels que : la mise en place, le coût par transaction (facture émise/reçue), le stockage des données, le support technique…
Une fois que les critères précédents ont été évalués, vous avez la possibilité de choisir une PDP qui offre davantage de fonctionnalités. Ces dernières permettent parfois d’optimiser vos processus. Certaines Plateformes de Dématérialisation Partenaires proposent par exemple :
- La gestion du circuit de validation des factures entrantes.
- L’envoi de notification de statuts supplémentaires (autres que les 4 obligatoires)
- La Transmission de factures de vente à des acteurs non assujettis : particuliers et entreprises domiciliées hors de France.
- La centralisation des informations nécessaires à l’e-reporting.
- L’archivage des factures à valeur probante.