Sécurité & Traçabilité : assurer le succès de vos audits Qualité

Sécurité & Traçabilité : assurez le succès de vos audits Qualité

Gestion des processus Qualité

Une enquête réalisée par Archimag pour DocuWare en Janvier/Février 2023 auprès de 50 Responsables Qualité a révélé que 74% d’entre eux estiment que la gestion de leurs processus qualité est améliorable et 13% pensent qu’elle doit être entièrement revue.

Parmi les problèmes majeurs évoqués par les Responsables Qualité, la gestion des workflows, l’archivage et l’accessibilité de l’information, ainsi que les règles de classement sont des sujets de préoccupation. Ces difficultés soulignent l’importance d’adopter des solutions telles que la GED pour résoudre ces problèmes et améliorer la gestion quotidienne des documents et la préparation des audits.

Pourquoi envisager une GED pour gérer la documentation et les processus Qualité ?

Telles que l’ISO 9001 et ses déclinaisons sectorielles, ainsi que les normes ISO 14001, ISO 22000, ISO 50001, OHSAS 18001, etc., ont rendu la mise en conformité une priorité pour de nombreuses entreprises. La GED offre une solution transversale pour respecter la réglementation.

En réduisant la consommation de papier et en favorisant l’utilisation de documents numériques, les entreprises peuvent diminuer leur impact environnemental.

En centralisant les documents dans une armoire numérique, avec des droits d’accès par utilisateur, les entreprises peuvent garantir la confidentialité et l’intégrité des informations sensibles.

Un besoin crucial pour les Responsables Qualité, qui doivent pouvoir gérer les différentes versions, commentaires et annotations des différents contributeurs. La GED permet de suivre l’historique des documents de manière transparente.

Avec l’explosion des données dans le monde, rend la gestion documentaire traditionnelle de plus en plus inefficace. La GED offre une solution pour gérer efficacement cette croissance des données et permettre une recherche rapide et précise.

Les fonctionnalités collaboratives de la GED la rendent particulièrement adaptée à tous les services de l’entreprise, du marketing à la finance en passant par le juridique et la qualité. Cette approche globale fait de la GED un choix privilégié par rapport aux solutions spécifiquement dédiées à la qualité.

Les avantages de la GED pour la gestion de la documentation Qualité

Traçabilité et Structuration des documents : La GED permet de créer une carte d’identité pour chaque document, répertoriant toutes les informations permettant de l’identifier et de le suivre, telles que le titre, la date, la référence, la version, la langue, etc. Cela garantit une traçabilité complète des documents et facilite leur gestion.

Accessibilité et Suivi du cycle de vie des documents : Grâce à la GED, chaque document est accessible facilement, et son cycle de vie peut être suivi à travers son circuit de diffusion, de révision/validation, les rapports de consultation, le contrôle de l’utilisation, etc. Cela assure que les informations sont disponibles et vérifiées en tout temps.

Sécurité et Confidentialité des documents : En centralisant les documents dans une armoire numérique avec des droits d’accès, la GED protège les documents confidentiels et garantit leur sécurité. Fini les risques de documents perdus ou égarés.

Gain de temps et Facilité de recherche : La fonction de recherche “full text” permet de retrouver rapidement n’importe quel document en quelques secondes, en utilisant des mots-clés tels qu’une référence, un fournisseur ou un code produit. Cela est particulièrement bénéfique lors des audits qualité où la rapidité d’accès aux documents est essentielle.

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La GED offre une approche globale et transversale pour la gestion de la documentation et des processus Qualité. En répondant aux besoins de traçabilité, d’accessibilité, de sécurité et de gain de temps, elle devient un allié incontournable des Responsables Qualité. En adoptant une GED, les entreprises peuvent mieux documenter et contrôler leur système de gestion de la qualité, tout en respectant les normes et la réglementation en vigueur.

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