Réussir la dématérialisation de ses processus métier en 7 étapes

La dématérialisation des processus métiers vise à libérer le potentiel de l’automatisation, de l’efficacité et de la flexibilité. Cette évolution ne se limite pas à la technologie ; elle implique également un changement culturel et organisationnel significatif. C’est là que la conduite du changement entre en jeu, car elle est essentielle pour assurer le succès de tout projet de transformation numérique.

Découvrez comment ces éléments interagissent pour créer une synergie puissante, transformant ainsi la manière dont les entreprises opèrent, communiquent et prospèrent à l’ère numérique.

7 étapes clés pour réussir la dématérialisation des processus métier

1. Désigner un chef de projet et les parties prenantes

L’engagement actif de la direction est crucial. Le chef de projet nommé doit piloter et incarner le changement, expliquant clairement les raisons de la digitalisation et rappelant régulièrement les objectifs. Il est essentiel d’impliquer toutes les parties prenantes, évitant l’isolement des acteurs et favorisant la collaboration. Le rôle du chef de projet est de dynamiser les acteurs et faciliter le changement par la concertation, visant une équipe intégrée et focalisée sur l’objectif commun de réussite de la transformation digitale.

2. Créer de la valeur ajoutée grâce aux processus

L’essentiel réside dans la création de valeur au travers des processus métiers. Il est primordial de définir les processus clés qui contribuent réellement à l’efficacité de votre activité. Qu’il s’agisse d’optimiser la productivité, de réduire les coûts, de renforcer votre réputation ou de conquérir des parts de marché, l’amélioration des processus est la clé.

2. Structurer ses données pour mieux les exploiter

L’accès aux informations varie en fonction des besoins et des missions des utilisateurs, ce qui nécessite la possibilité de croiser des flux de données spécifiques à des moments précis. Les données ne doivent pas rester figées, mais plutôt être structurées de manière à améliorer la fluidité des processus tout au long de leur cycle de vie.

Il devient donc impératif de capturer et de renseigner les données dès leur création, car à ce stade, elles ne représentent aucun coût supplémentaire et seront disponibles et exploitables dès que l’utilisateur en aura besoin.

4. Modéliser les processus métiers

La modélisation des processus permet de les formaliser et d’identifier rapidement les domaines propices à la digitalisation. Toutefois, il est essentiel de ne pas forcer la modélisation si certains aspects échappent à votre compréhension ou si des décisions humaines sont incontournables. Restez agile en optant pour une amélioration continue, visant à maximiser la valeur créée par votre processus. Au lieu de rechercher un processus parfait dès le départ, adoptez une approche itérative basée sur l’observation des cas d’utilisation et adaptez-le en fonction des besoins changeants ou de l’évolution du contexte.

5. Automatiser grâce à des workflows

Analysez vos processus métier en les fragmentant en actions et étapes successives pour créer un workflow détaillé. Dans le cas où une action peut être réalisée sans intervention humaine, automatisez-la, et réciproquement.

6. Accompagner le changement

La conduite du changement peut être complexe pour certains utilisateurs. Pour surmonter cette difficulté, il faut d’abord identifier les causes potentielles de résistance, telles que la peur de l’inconnu ou la surcharge de changements. Le chef de projet, préalablement désigné, joue un rôle crucial en facilitant le processus, en démontrant les avantages du changement, en communiquant de manière transparente, en favorisant la formation, et en mettant en place un système de reconnaissance.

Il est tout aussi essentiel de créer une dynamique de groupe en identifiant des relais internes pour encourager une attitude proactive face au changement.

7. Choisir une solution métier adaptée

Une solution de dématérialisation (GED) doit être synonyme de libération et non de contraintes ! Pour cela, il est primordial de faire le choix d’une solution métier adaptée à vos besoins et aux spécificités de votre organisation.

Belharra Numérique, votre partenaire intégrateur de confiance !

Chez Belharra Numérique, notre mission est de guider les entreprises dans leur transformation numérique en proposant des solutions de pointe et en mettant l’accent sur la conduite du changement. Nous comprenons que la technologie seule ne suffit pas ; il est essentiel que les collaborateurs adhèrent au changement et puissent l’intégrer harmonieusement dans leurs routines quotidiennes.

Notre approche commence par une compréhension approfondie de vos besoins et de vos processus métiers spécifiques. Nous travaillons en étroite collaboration avec vous pour identifier les domaines où la dématérialisation peut apporter des avantages tangibles, que ce soit en termes d’efficacité opérationnelle, de réduction des coûts, ou d’amélioration de la qualité des services.

Belharra Numérique se distingue par son expertise dans le choix et l’intégration de solutions de dématérialisation sur mesure, adaptées à votre environnement. Nous veillons à ce que les technologies sélectionnées soient parfaitement alignées avec vos objectifs stratégiques, tout en garantissant une intégration fluide au sein de votre organisation.

Chaque formateur Belharra est certifié par l’éditeur concerné et intervient en tant qu’expert produit. Riche de son expérience, il s’adapte au contexte particulier de l’entreprise, du projet ou des utilisateurs.
Nous évaluons ensemble vos besoins internes et proposons un programme sur mesure en fonction des profils et besoins des participants.