Pourquoi et comment dématérialiser ses contrats ?

Les processus doivent être optimisés

Vous êtes contract manager (responsable des contrats) dans votre entreprise et souhaitez fluidifier les processus de gestion des contrats ? Oui ?

Alors vous devriez sérieusement envisager la dématérialisation !

Nous savons à quel point la gestion des contrats peut être complexe et chronophage, demandant une attention toute particulière aux détails.

C’est ainsi que la dématérialisation, c’est-à-dire la transformation numérique des documents papiers, rentre en jeu !

Simplification de gestion, accroissement de l’efficacité, sécurisation des opérations… les bénéfices sont multiples. Mais il vous reste à savoir « comment faire ? ».

Les enjeux de la gestion des contrats sont réels

89% des entreprises sont faces à la gestion d’un volume important de contrats simples
3 entreprises sur 4 déclarent être confrontées à des demandes accrues de transparence dans les contrats
50% des entreprises ne disposent pas d’un processus défini pour le stockage des contrats après leur exécution
90% des professionnelles de la contractualisation estiment qu’il est difficile de trouver un document spécifique
40% des pertes de contrats peuvent être attribuées à une mauvaise gestion

source : contractsafe

Pourquoi dématérialiser ses contrats ?

Gain de temps et d’efficacité

Les processus traditionnels impliquent souvent une manipulation physique de documents, des signatures manuscrites et des archives papier. Long et laborieux, ils n’apportent que perte de temps et d’efficacité. En revanche, en numérisant les contrats, les entreprises optimisent considérablement leur processus de travail. Les contrats peuvent alors être créés, approuvés et signés électroniquement, ce qui réduit le temps de traitement et permet de se concentrer aux équipes de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Réduction des coûts

En accumulant les contrats au format papier, les coûts de traitement (impression) et de stockage peuvent rapidement s’élever pour l’entreprise. La dématérialisation de ces derniers permet d’éliminer le papier, et ainsi, réduire les frais d’autrefois. Cela permet également d’éviter les risques de perte ou de détérioration des contrats qui sont parfois à l’origine de coûts supplémentaires (reconstitution des dossiers).

Renforcement de la sécurité et de la conformité

L’avantage de la dématérialisation réside dans la possibilité de protéger les contrats via des technologies de cryptage et des systèmes de sauvegarde. Numériser ses documents contractuels permet aussi de répondre facilement aux exigences légales et réglementaires de conservation et de traçabilité des modifications. La conformité des contrats est augmentée de 55% lorsque ces derniers sont numérisés (source contractsafe).

Amélioration du travail collaboratif

Avec une connexion internet performante et sécurisée, la dématérialisation permet aux parties prenantes d’un contrat de facilement accéder à distance au contrat, simplifiant ainsi l’élaboration et la contractualisation : révisions, commentaires, signature électronique…

Cela conduit, in fine, à une plus grande transparence dans le processus contractuel.

Durabilité environnementale

Pour toute entreprise engagée dans une démarche RSE, la dématérialisation est un projet fondamental à mener. La suppression du papier lié aux contrats contribue directement à la protection de notre environnement, puisque cela signifie moins de déforestation. Dématérialiser ses processus métiers permet à l’entreprise d’améliorer son image de marque auprès de ses clients et partenaires.

Dématérialiser ses contrats en 5 étapes

Evaluez vos besoins

Tout projet de dématérialisation demande d’évaluer les besoins auxquels il faudra répondre : quels types de contrats sont gérés par l’entreprise ? quel est le volume de documents à traiter ? comment les contrats vont-ils être stockés ? Quel classement et indexation des fichiers numériques doit-on faire ? Faut-il un module de signature électronique ? etc.

Identifiez vos ressources

Il est important d’identifier en interne, quelle personne ou groupe de personnes est en capacité à mener ce projet de dématérialisation. Dans le cas, où vous ne pensez pas disposer des compétences en interne, il sera alors préférable de se diriger vers des ESN (entreprises de services numériques) spécialisées dans la mise en place de projet de dématérialisation telles que Belharra Numérique.

Choisissez votre outil

Le marché propose de nombreuses solutions technologiques pour dématérialiser vos contrats. Les logiciels de gestion de contrats (Contract Management Systems) se dressent parmi les premières auxquelles les entreprises se tournent.

Cependant, la gestion des documents contractuels est désormais étroitement liée à la Gestion Electronique de Documents et donc aux solutions dites de GED. Choisir une solution de GED c’est renforcer l’efficacité de son dispositif global de gestion des contrats via diverses fonctionnalités :

Une centralisation sécurisée de vos documents clés tels que les contrats de travail, de vente, de fournisseurs, etc. Cette fonctionnalité facilite ainsi la recherche et permet de générer une véritable contrathèque.
Un traitement, un suivi et une validation de vos documents de façon collaborative grâce aux workflows. Cela vous permet ainsi de suivre l’évolution des dossiers et de gérer les différentes versions.
Un système d’alertes et de notifications pour les échéances de paiement ou de résiliation. Un module de paiement en ligne sécurisé peut également être envisagé.
Une fonctionnalité de signature électronique pour la contractualisation (87% d’adoption de la part des entreprises à l’heure actuelle – source contractsafe) afin d’assurer la continuité des opérations quel que soit où vos utilisateurs se trouvent.

Il est également primordial de s’assurer que la solution choisie sera compatible avec vos systèmes d’informations existants (SI). Chez Belharra Numérique, nous accompagnons les entreprises dans la mise en place de la solution de GED DocuWare, une solution interopérable avec plus de 500 applications & logiciels ERP, comptable, etc.

Numérisez et migrez vos contrats existants

L’une des étapes qui ne sera pas des minces à faire, sera de scanner vos contrats existants au format papier. Il sera ensuite nécessaire de les importer dans votre solution de GED. Faites attention d’organiser les documents de manière logique afin de faciliter leur recherche dans le futur. Cette étape demande, selon votre volumétrie, beaucoup de temps, mais nous pouvons assurer avec certitude qu’elle vous en fera énormément gagner par la suite !

Formation et sensibilisation des employés

Vos collaborateurs ont besoin de trouver un sens à leur travail, et il en va de même pour les processus. Il sera donc important de former et sensibiliser vos équipes à la dématérialisation et aux bénéfices procurés à l’entreprise mais surtout aux équipes en elles-mêmes.

C’est d’ailleurs une valeur forte chez Belharra Numérique. Durant la phase de mise en production de la solution de GED, notre équipe accompagne vos futurs utilisateurs au travers de formations pratiques afin que ces derniers se familiarisent avec la plateforme et qu’ils soient opérationnels une fois le projet finalisé.

Ce qu'il faut retenir des contrats dématérialisés

Les chiffres clés en début d’article démontrent à quel point la dématérialisation des contrats, notamment via la GED, devient une nécessité pour les responsables et managers des contrats en entreprise.

Simplification des recherches de contrats, archivage centralisé, mise en conformité, réduction des coûts de traitement… les avantages de la dématérialisation ne sont plus à démontrer et ne vont cesser de croître avec les nouvelles technologies.

L’IA présente notamment de nombreux bénéfices grâce à l’automatisation des tâches récurrentes telles que la saisie automatique de données, la classification des documents dans les bons répertoires, et l’extraction des clauses importantes.

Alors n’attendez plus pour franchir le pas et révolutionner votre gestion des contrats !

Belharra Numérique, votre partenaire intégrateur DocuWare de confiance

Belharra Numérique est la première capacité de production DocuWare en France, forte d’une équipe de 17 consultants certifiés, 150 clients actifs et plus de 200 projets sur les dernières années.

Belharra, Platinum Partner DocuWare, vous accompagne dans vos projets de dématérialisation.

Présence nationale
Travail en réseau
Équipe certifiée
Démarche d’innovation continue

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