Automatiser le processus Purchase To Pay avec la GED

Le Purchase To Pay au cœur des préoccupations

L’automatisation du processus Purchase To Pay (P2P) devient l’une des principales priorités des directeurs financiers. Pour preuve, au début de l’année 2020, peu avant la crise sanitaire, une enquête menée par Markess indiquait que 52% des décideurs envisageaient de faire du P2P le processus à digitaliser en priorité. Les investissements se sont d’ailleurs poursuivis en ce sens en 2020 et 2021, et se multiplieront davantage courant 2024.

L’objectif de cette automatisation ? Améliorer la productivité, la fiabilité et la sécurité des opérations P2P.

Comprendre le Purchase To Pay

Pour rappel, les activités Purchase To Pay font traditionnellement références aux 3 étapes suivantes :

Demandes d’achats : émission de la demande, workflow/procédure de validation, sélection du fournisseur.
Commandes d’achats : émission de la commande, confirmation et réception de la livraison.
Factures et règlements : enregistrement, rapprochement, paiement dans les temps.

L’automatisation de cette dernière étape du cycle Purchase To Pay préparera votre entreprise à sa mise en conformité avec la future obligation de f acturation électronique de 2026.

La GED pour optimiser votre processus P2P

Constituant un véritable avantage pour les entreprises, quelle que soit leur taille, l’automatisation du processus Purchase To Pay se révèle être un moteur d’accélération des procédures, d’optimisation du temps de travail, et de réduction des risques liés aux erreurs de saisie.

Associée à la solution de Gestion Electronique des Documents DocuWare, cette automatisation devient un catalyseur d’amélioration pour l’ensemble du processus d’achat. Grâce aux fonctionnalités avancées de lecture automatique, de partage des données, des circuits de validation, d’archivage, etc., les services de l’entreprise impliqués bénéficient d’une montée en puissance de leur efficacité et de leur productivité.

Par ailleurs, DocuWare vous offre la possibilité de vous mettre en conformité avec la facturation électronique, devenue obligatoire d’ici 2026. En dématérialisant vos factures et en les transmettant à l’administration fiscale, via son connecteur intégré à la PPF (Portail Public de Facturation) ou par le biais de son partenaire PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaires), la GED DocuWare vous assure un passage à la facturation électronique en toute sérénité.

Grâce à sa dernière mise à jour 7.9, intégrant des formulaires et des workflows toujours plus novateurs, la solution de gestion documentaire DocuWare vous offre la possibilité d’optimiser votre cycle Purchase To Pay en automatisant les tâches manuelles chronophages.

Source : Pexels

Les bénéfices du cycle Purchase To Pay dématérialisé

La dématérialisation de la fonction achat permet de réduire les coûts de fonctionnement grâce à :

Réduction des processus manuels et des erreurs associées.
Diminution des délais de traitement et de validation
Optimisation des workflows de validation.
Gestion automatique de la TVA.
Suivi et traçabilité des dépenses.
Amélioration du flux de trésorerie.
Reporting amélioré avec consolidation des données de l’entreprise.
Optimisation de la relation avec les fournisseurs.

L’automatisation du Purchase To Pay garantit une augmentation de la productivité, une économie de temps et d’argent, assurant ainsi un retour sur investissement rapide. Une raison de plus pour investir dans une solution de gestion des processus automatisés et de GED parfaitement intégrée à vos outils métier.

Belharra vous accompagne dans la dématérialisation de votre processus Purchase To Pay grâce à l’intégration de la solution de GED DocuWare et à sa méthodologie projet reconnue et approuvée par plus de 70 clients de tout secteurs d’activité.

Source : Pexels