Wie kann die elektronische Signatur das Geschäft revolutionieren?

Die elektronische Signatur revolutioniert das Geschäft

Wir alle standen schon einmal vor der mühsamen Aufgabe, ein Dokument auszudrucken, es manuell zu unterschreiben und es dann zu scannen, um es per E-Mail zurückzusenden …

Im digitalen Zeitalter ist es jedoch aus mehreren wichtigen Gründen an der Zeit, sich für die elektronische Signatur zu entscheiden: Zeitersparnis, Reduzierung der mit der manuellen Signatur verbundenen Kosten, Begrenzung der Papierverschwendung, Erhöhung der Sicherheit Ihrer Dokumente und Gewährleistung ihrer Rückverfolgbarkeit.

Wichtige Tipps für den Umstieg auf die elektronische Signatur

WÄHLEN SIE DIE PASSENDE SIGNATURSTUFE

Dazu ist es wichtig, sich die verschiedenen Sicherheitsstufen zu merken, die für Dokumente verfügbar sind:

Einfache Signatur : Diese Methode entspricht einer handschriftlichen elektronischen Signatur (z. B. dem Scannen eines Dokuments mit einer manuellen Signatur). Auch wenn ihre rechtliche Bedeutung begrenzt ist, ist sie nützlich, um interne Prozesse wie Genehmigungen, Bestellungen oder Verträge zu vereinfachen.

Erweiterte elektronische Signatur : Dies ist die von Unternehmen am häufigsten verwendete Methode, da sie die Identifizierung des Unterzeichners und die Gewährleistung der Integrität des signierten Dokuments ermöglicht. Es wird häufig bei Immobilientransaktionen oder Lebensversicherungsverträgen eingesetzt.

Qualifizierte elektronische Signatur : Dies ist die technisch und rechtlich zuverlässigste Methode, die eine Validierung der Identität des Unterzeichners durch eine Zertifizierungsstelle erfordert. Es wird für sehr spezifische Fälle wie notarielle Urkunden oder Ausschreibungen für öffentliche Aufträge verwendet.

Um mehr über diese verschiedenen Arten der elektronischen Signatur zu erfahren, können Sie den Leitfaden francenum.gouv.fr

Informieren Sie sich über die geltenden Vorschriften

Um die Rechtsgültigkeit Ihrer Dokumente sicherzustellen, ist es wichtig, die lokalen gesetzlichen Anforderungen bezüglich elektronischer Signaturen zu kennen. Dies bedeutet, dass Ihre Dokumente eine verbindliche Rechtskraft haben, die den Personen, die sie unterzeichnen, Rechte und Pflichten auferlegt.

In Frankreich; Elektronische Signaturtools müssen den Sicherheits- und Vertraulichkeitsstandards der eIDAS-Verordnung der Europäischen Union sowie den Anforderungen der DSGVO entsprechen.

ENTSCHEIDEN SIE SICH FÜR EIN VERTRAUENSWÜRDIGES WERKZEUG

Es wird empfohlen, spezielle Tools zu verwenden, um die Integrität elektronisch signierter Dokumente sicherzustellen, insbesondere bei Kauf- oder Arbeitsverträgen. Zu den beliebtesten gehört Docuware . Durch den Einsatz dieser Software für elektronische Signaturen können Sie sicherstellen, dass Ihre Dokumente rechtsverbindlich und rechtsgültig sind, und profitieren gleichzeitig von der Online-Speicherung signierter Dokumente für eine optimale Rückverfolgbarkeit.

+ Eine zertifizierte Lösung für maximale Sicherheit: Die Docuware-Lösung verfügt über eine ISO 27001-Zertifizierung, die die Sicherheit der in Dokumenten enthaltenen Informationen garantiert. Sowie die NGF552-Zertifizierung, eine Garantie für die vertrauliche und sichere Archivierung und Verarbeitung personenbezogener Daten.

Belharra Numérique 1. Kompetenzzentrum und Platin-Partner Docuware.

Die Vorteile der elektronischen Signatur

Die Einführung der elektronischen Signatur gewährleistet die Sicherheit Ihrer Dokumente, beschleunigt Ihre Transaktionen, verbessert Ihre Produktivität und optimiert die Verwaltung Ihrer Abläufe unter Einhaltung aktueller Standards und Vorschriften

Elektronische Signatur verbessert Ihre Betriebsabläufe :

Erhöht die Arbeitseffizienz
Reduziert Druck- und Versandkosten
Bietet den Nachweis einer authentischen Unterschrift
Eliminiert das Risiko unbefugter Änderungen
Sparen Sie Zeit mit automatischen Erinnerungen
Fördert eine bessere Aufzeichnung
Verbessert den Remote-Workflow
Erhöht die Dokumentenzuverlässigkeit
Erleichtert das Abrufen von Dokumenten