Sicherheit und Rückverfolgbarkeit: Stellen Sie den Erfolg Ihrer Qualitätsaudits sicher

Qualitätsprozessmanagement

Eine von Archimag für DocuWare im Januar/Februar 2023 unter 50 Qualitätsmanagern durchgeführte Umfrage ergab, dass 74 % von ihnen glauben, dass das Management ihrer Qualitätsprozesse verbessert werden kann und 13 % meinen, dass es einer vollständigen Überprüfung bedarf.

Zu den Hauptproblemen, die von Qualitätsmanagern angesprochen werden, gehören das Workflow-Management, die Archivierung und Zugänglichkeit von Informationen sowie Klassifizierungsregeln. Diese Herausforderungen verdeutlichen, wie wichtig es ist, Lösungen wie EDM einzuführen, um diese Probleme anzugehen und das tägliche Dokumentenmanagement und die Prüfungsvorbereitung zu verbessern.

Warum sollten Sie einen GED in Betracht ziehen, um Qualitätsdokumentation und -prozesse zu verwalten?

Wie ISO 9001 und ihre sektoralen Variationen sowie die Standards ISO 14001, ISO 22000, ISO 50001, OHSAS 18001 usw. haben Compliance für viele Unternehmen zu einer Priorität gemacht. Das GED bietet eine übergreifende Lösung zur Einhaltung von Vorschriften.

Durch die Reduzierung des Papierverbrauchs und die Förderung der Nutzung digitaler Dokumente können Unternehmen ihre Umweltbelastung reduzieren.

Durch die Zentralisierung von Dokumenten in einem digitalen Schrank mit Zugriffsrechten pro Benutzer können Unternehmen die Vertraulichkeit und Integrität sensibler Informationen gewährleisten.

Ein entscheidender Bedarf für Qualitätsmanager, die in der Lage sein müssen, die verschiedenen Versionen, Kommentare und Anmerkungen verschiedener Mitwirkender zu verwalten. Mit EDM können Sie den Dokumentenverlauf transparent verfolgen.

Angesichts der weltweiten Datenexplosion wird das traditionelle Dokumentenmanagement immer ineffizienter. EDM bietet eine Lösung, um dieses Datenwachstum effektiv zu verwalten und eine schnelle und genaue Suche zu ermöglichen.

Aufgrund der kollaborativen Funktionen eignet sich EDM besonders für alle Unternehmensabteilungen, vom Marketing bis zum Finanzwesen, einschließlich Recht und Qualität. Dieser globale Ansatz macht EDM zu einer bevorzugten Wahl im Vergleich zu Lösungen, die speziell auf Qualität ausgerichtet sind.

Die Vorteile von EDM für das Management der Qualitätsdokumentation

  • Rückverfolgbarkeit und Strukturierung von Dokumenten : Mit dem EDM können Sie für jedes Dokument eine Identitätskarte erstellen, in der alle Informationen aufgeführt sind, die es ermöglichen, es zu identifizieren und zu verfolgen, wie z. B. Titel, Datum, Referenz, Version, Sprache usw. Dies garantiert eine lückenlose Nachverfolgbarkeit der Dokumente und erleichtert deren Verwaltung.

 

  • Zugänglichkeit und Überwachung des Lebenszyklus von Dokumenten : Dank des EDM ist jedes Dokument leicht zugänglich und sein Lebenszyklus kann über seinen Verteilungskreislauf, seine Revision/Validierung, seine Konsultationsberichte, seine Nutzungskontrolle usw. verfolgt werden. Dadurch wird sichergestellt, dass die Informationen jederzeit verfügbar und verifiziert sind.

 

  • Sicherheit und Vertraulichkeit von Dokumenten : Durch die Zentralisierung von Dokumenten in einem digitalen Schrank mit Zugriffsrechten schützt das EDM vertrauliche Dokumente und garantiert deren Sicherheit. Kein Risiko mehr, dass Dokumente verloren gehen oder verlegt werden.

 

  • Spart Zeit und erleichtert die Suche : Mit der „Volltext“-Suchfunktion können Sie jedes Dokument mithilfe von Schlüsselwörtern wie einer Referenz, einem Lieferanten oder einem Produktcode in wenigen Sekunden schnell finden. Dies ist besonders bei Qualitätsprüfungen von Vorteil, bei denen es auf einen schnellen Zugriff auf Dokumente ankommt.

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Verbessern Sie die Verwaltung Ihrer Qualitätsdokumentation mit EDM

Erfolgreiches Projekt zur Dematerialisierung von Qualitätsprozessen

GED bietet einen globalen und transversalen Ansatz für das Management von Qualitätsdokumentationen und -prozessen. Durch die Erfüllung der Anforderungen an Rückverfolgbarkeit, Zugänglichkeit, Sicherheit und Zeitersparnis wird es zu einem wesentlichen Verbündeten für Qualitätsmanager. Durch die Einführung eines EDM können Unternehmen ihr Qualitätsmanagementsystem besser dokumentieren und steuern und gleichzeitig aktuelle Standards und Vorschriften einhalten.

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