Warum und wie entmaterialisieren Sie Ihre Verträge?

Prozesse müssen optimiert werden

Sind Sie Vertragsmanager (verantwortlich für Verträge) in Ihrem Unternehmen und möchten die Vertragsmanagementprozesse rationalisieren ? Ja ?

Dann sollten Sie ernsthaft darüber nachdenken, papierlos zu arbeiten !

Wir wissen, wie komplex und zeitaufwändig Vertragsmanagement sein kann und viel Liebe zum Detail erfordert.

Hier kommt die Dematerialisierung, also die digitale Transformation von Papierdokumenten , ins Spiel!

Vereinfachung der Verwaltung, Steigerung der Effizienz, Betriebssicherheit … die Vorteile sind vielfältig. Aber Sie müssen immer noch wissen , „wie es geht?“ ".

Die Herausforderungen des Vertragsmanagements sind real

89 % der Unternehmen stehen vor der Herausforderung, eine große Menge einfacher
Drei von vier Unternehmen mit erhöhten Anforderungen an Transparenz in Verträgen konfrontiert sind
50 % der Unternehmen verfügen über keinen definierten Prozess zur Speicherung von Verträgen nach deren Ausführung
90 % der Vertragsprofis glauben, dass es schwierig ist, bestimmtes zu finden
40 % der Vertragsverluste schlechtes Management zurückzuführen

Quelle: Contractsafe

Warum sollten Sie Ihre Verträge dematerialisieren?

Zeitersparnis und Effizienz

Herkömmliche Prozesse umfassen häufig den physischen Umgang mit Dokumenten, handschriftliche Unterschriften und Papierunterlagen. Sie sind langwierig und mühsam und verschwenden nur Zeit und Effizienz. Andererseits optimieren Unternehmen durch die Digitalisierung von Verträgen ihren Arbeitsprozess deutlich. Verträge können dann elektronisch erstellt, genehmigt und unterzeichnet werden, was die Bearbeitungszeit verkürzt und den Teams mehr Zeit gibt, sich auf Aufgaben mit höherer Wertschöpfung zu konzentrieren.

Kostenreduzierung

Durch die Anhäufung von Verträgen in Papierform können die Bearbeitungs- (Druck-) und Lagerkosten für das Unternehmen schnell steigen. Die Dematerialisierung des letzteren ermöglicht es, auf Papier zu verzichten und so die Kosten der Vergangenheit zu senken. Dadurch können auch Risiken des Vertragsverlusts oder der Vertragsverschlechterung vermieden , die mitunter zusätzliche Kosten verursachen (Aktenwiederherstellung).

Stärkung von Sicherheit und Compliance

Der Vorteil der Dematerialisierung liegt in der Möglichkeit, Verträge durch Verschlüsselungstechnologien und Backup - Systeme . Durch die Digitalisierung Ihrer Vertragsdokumente können Sie außerdem problemlos den gesetzlichen und behördlichen Anforderungen zur Aufbewahrung und Nachverfolgbarkeit von Änderungen . Die Einhaltung von Verträgen wird durch die Digitalisierung um 55 % erhöht (Quelle: Contractsafe).

Verbesserte Zusammenarbeit

Mit einer effizienten und sicheren Internetverbindung ermöglicht die Dematerialisierung den Vertragsparteien einen einfachen Fernzugriff auf den Vertrag und vereinfacht so die Entwicklung und Vertragsabwicklung: Überarbeitungen, Kommentare, elektronische Signatur usw.

Dies führt letztlich zu mehr Transparenz im Vertragsablauf.

Umweltverträglichkeit

Für jedes Unternehmen, das sich einem CSR-Ansatz verpflichtet, ist die Dematerialisierung ein grundlegendes Projekt. Das Entfernen von Papier aus Verträgen trägt direkt zum Schutz unserer Umwelt bei, da es weniger Abholzung . Durch die Dematerialisierung seiner Geschäftsprozesse kann das Unternehmen sein Markenimage bei seinen Kunden und Partnern verbessern.

Dematerialisieren Sie Ihre Verträge in 5 Schritten

Bewerten Sie Ihre Bedürfnisse

Jedes Dematerialisierungsprojekt erfordert eine Bewertung der zu erfüllenden Bedürfnisse: Welche Arten von Verträgen werden vom Unternehmen verwaltet? Wie groß ist das zu verarbeitende Dokumentenvolumen? Wie werden Verträge gespeichert? Welche Klassifizierung und Indizierung digitaler Dateien sollten wir vornehmen? Benötige ich ein elektronisches Signaturmodul? usw.

Identifizieren Sie Ihre Ressourcen

Es ist wichtig, intern herauszufinden, welche Person oder Personengruppe in der Lage ist, dieses Dematerialisierungsprojekt zu leiten. Wenn Sie der Meinung sind, dass Sie nicht über die nötigen Fähigkeiten verfügen, sollten Sie sich lieber an ESNs (digitale Dienstleistungsunternehmen) wenden, die auf die Umsetzung von Dematerialisierungsprojekten wie Belharra Numérique .

Wählen Sie Ihr Werkzeug

Der Markt bietet zahlreiche technologische Lösungen zur Dematerialisierung Ihrer Verträge. Vertragsmanagementsysteme gehören zu den ersten, an die sich Unternehmen wenden.

Allerdings ist die Verwaltung von Vertragsdokumenten mittlerweile eng mit dem elektronischen Dokumentenmanagement und damit mit sogenannten EDM-Lösungen verknüpft. Die Entscheidung für eine GED-Lösung bedeutet, die Effizienz Ihres gesamten Vertragsmanagementsystems durch verschiedene Funktionalitäten zu stärken:

Sichere Zentralisierung Ihrer wichtigsten Dokumente wie Arbeitsverträge, Kaufverträge, Lieferantenverträge etc. Diese Funktionalität erleichtert die Recherche und ermöglicht die Erstellung einer echten Vertragsbibliothek.
Kollaborative Bearbeitung, Überwachung und Validierung Ihrer Dokumente Dadurch können Sie die Entwicklung der Dateien verfolgen und die verschiedenen Versionen verwalten.
Ein Warn- und Benachrichtigungssystem für Zahlungs- oder Kündigungsfristen. Auch ein sicheres Online-Zahlungsmodul kann in Betracht gezogen werden.
Eine elektronische Signaturfunktion für Vertragsabschlüsse (derzeit 87 % Akzeptanz bei Unternehmen – Quelle: Contractsafe), um die Kontinuität des Betriebs sicherzustellen, unabhängig davon, wo sich Ihre Benutzer befinden.

Es ist außerdem wichtig sicherzustellen, dass die gewählte Lösung mit Ihren bestehenden Informationssystemen (IS) kompatibel ist . Bei Belharra Numérique unterstützen wir Unternehmen bei der Implementierung der DocuWare EDM- , einer interoperablen Lösung mit mehr als 500 Anwendungen und ERP-, Buchhaltungssoftware usw.

Digitalisieren und migrieren Sie Ihre bestehenden Verträge

Einer der Schritte, die nicht einfach zu bewerkstelligen sein werden, ist das Scannen Ihrer bestehenden Verträge in Papierform . Anschließend müssen Sie diese in Ihre EDM-Lösung importieren . Achten Sie darauf, Dokumente logisch zu organisieren, damit sie in Zukunft leichter gefunden werden können. Dieser Schritt erfordert, abhängig von Ihrem Volumen, viel Zeit, aber wir können Ihnen mit Sicherheit versichern, dass Sie dadurch später viel Zeit sparen werden!

Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeiter

Ihre Mitarbeiter müssen einen Sinn in ihrer Arbeit finden, und das gilt auch für Prozesse. Daher ist es wichtig, Ihre Teams zu schulen und das Bewusstsein für die Dematerialisierung und die Vorteile zu schärfen, die sich für das Unternehmen, aber insbesondere für die Teams selbst ergeben.

Dies ist auch ein starker Wert bei Belharra Numérique . Während der Produktionsphase der EDM-Lösung unterstützt unser Team Ihre zukünftigen Benutzer durch praktische Schulungen, damit sie sich mit der Plattform vertraut machen und nach Abschluss des Projekts einsatzbereit sind.

Was Sie bei dematerialisierten Verträgen beachten sollten

Die Kennzahlen am Anfang des Artikels zeigen, inwieweit für Verantwortliche und Manager von Geschäftsverträgen zur Notwendigkeit wird

Vereinfachung der Vertragssuche, zentrale Archivierung, Compliance, Reduzierung der Bearbeitungskosten ... die Vorteile der Dematerialisierung stehen außer Zweifel und werden mit neuen Technologien weiter zunehmen.

KI bietet insbesondere durch die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben wie der automatischen Dateneingabe, der Einordnung von Dokumenten in die richtigen Verzeichnisse und der Extraktion wichtiger Klauseln viele Vorteile.

Warten Sie also nicht länger und wagen Sie den Schritt und revolutionieren Sie Ihr Vertragsmanagement!

Belharra Numérique, Ihr vertrauenswürdiger DocuWare-Integrationspartner

Belharra Numérique ist die führende DocuWare-Produktionskapazität in Frankreich mit einem Team von 17 zertifizierten Beratern, 150 aktiven Kunden und mehr als 200 Projekten in den letzten Jahren.

Belharra, Platinum Partner DocuWare, unterstützt Sie bei Ihren Dematerialisierungsprojekten.

Nationale Präsenz
Vernetzung
Zertifiziertes Team
Kontinuierlicher Innovationsansatz

Warum und wie entmaterialisieren Sie Ihre Verträge?

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