Integrieren Sie KI in Ihr EDM für ein leistungsstarkes Dokumentenmanagement

Auf dem Weg zu einer zunehmenden Dematerialisierung

Die Dematerialisierung von Dokumenten über EDM-Lösungen ist für Unternehmen, die betriebliche Produktivität anstreben, unverzichtbar geworden. Dies reicht jedoch nicht mehr aus, und in einer Welt, in der jede Sekunde zählt, müssen EDMs Module der künstlichen Intelligenz integrieren, um den wachsenden Anforderungen von Unternehmen gerecht zu werden. Das nennen wir „erweiterte Dematerialisierung“

Zur Information: Frankreich hat seit 2017 mehr als 2,5 Milliarden Euro in künstliche Intelligenz investiert. Diese Investition ist insbesondere auf eine klare Beobachtung zurückzuführen: Für 84 % der Fachleute sind Automatisierungstools wie die von KI ein Synonym für Zeitersparnis. Darüber hinaus geben 9 von 10 Unternehmen an, dass ihnen künstliche Intelligenz einen Wettbewerbsvorteil gegenüber ihren Mitbewerbern verschafft. (Quelle: Lesmakers.fr)

Die Grenzen des traditionellen Dokumentenmanagements

Wie wir erklärt haben, gibt es bei herkömmlichen EDM-Lösungen Herausforderungen, die mit KI bewältigt werden können.

Datenvolumen und Komplexität

Die bloße Digitalisierung von Dokumenten reicht nicht aus, um die wachsende Menge und Komplexität der Daten zu bewältigen, die Unternehmen täglich verarbeiten müssen.

Informationssuche und -extraktion

Das manuelle Suchen und Extrahieren von Informationen aus gescannten Dokumenten kann mühsam und fehleranfällig sein.

Sicherheit und Compliance

Die Gewährleistung der Sicherheit digitalisierter Dokumente und deren Einhaltung aktueller Vorschriften (wie der DSGVO) ist eine komplexe und zeitaufwändige Aufgabe.

Die Vorteile der in EDM integrierten KI

Im Laufe der Zeit mussten elektronische Dokumentenmanagementlösungen künstliche Intelligenz integrieren, um ihre Grundfunktionen zu optimieren oder hinzuzufügen.

Einerseits macht die auf die Dokumentenverarbeitung fokussierte KI dank Lernmechanismen das Lesen, Visualisieren und Verstehen einfacher und schneller.

Andererseits ist Künstliche Intelligenz in der Lage, große Datenmengen zu verwalten. Diese Aufgabe könnte unter normalen Umständen nicht von den Teams eines Unternehmens übernommen werden.

Erweiterte Informationsextraktion

Dank Zeichenerkennungstechnologien (OCR) ist KI in der Lage, Informationen aus einem beschädigten, beschädigten oder unscharfen Dokument zu extrahieren, das maschinen- oder handschriftlich verfasst wurde (HTR).

Automatisches Auffüllen von Indexfeldern

KI sorgt außerdem für ein Verständnis des in einem Dokument geschriebenen Inhalts und transkribiert ihn automatisch in Indizes, die eine vollständige Qualifizierung des Dokuments ermöglichen. Diese Funktionalität erweist sich als wertvoll, wenn ein Unternehmen eine große Menge an Dokumenten verarbeiten muss, und wird so zu einem echten Leistungshebel.

Intelligente Dokumentenklassifizierung

Einer der grundlegenden Vorteile von KI ist die Klassifizierung von Informationen und Dokumenten im Allgemeinen. Diese Erkennungsfunktionen ermöglichen es, Dokumente automatisch nach ihrer Art und verschiedenen Kriterien zu klassifizieren.

So ist es beispielsweise möglich, tausende Rechnungen zu analysieren und automatisch nach Lieferant, Datum, Betrag etc. zu klassifizieren.

Intelligente Suche

Zweitens würde die Integration von KI wie ChatGPT die Suche nach Dokumenten und die Nutzung der Metadaten der Dokumente erheblich erleichtern. Die Qualität der Aufforderung muss jedoch vorhanden sein.

Ein Mitarbeiter könnte daher ChatGPT bitten, ihm ein bestimmtes Rechtsdokument vorzulegen, es zusammenzufassen und es dann ins Englische zu übersetzen, damit er es gleichzeitig an einen anderen Mitarbeiter in einer Niederlassung senden kann.

In einem Lernkontext kann der Benutzer einer EDM-Lösung ChatGPT fragen, wie er gescannte Dokumente importiert.

Studie zur Dokumentenempfindlichkeit

Ein mit KI ausgestattetes DMS kann von einer erhöhten Sicherheit profitieren. Tatsächlich können fortschrittliche Algorithmen das Vorhandensein personenbezogener Daten (Nachname, Vorname usw.) erkennen und die Verantwortlichen im Falle einer Nichteinhaltung der DSGVO-Richtlinien alarmieren.

Dadurch wird die Sammlung von Dokumenten und zugehörigen Informationen immer präziser und kontrollierter, um den geltenden Vorschriften gerecht zu werden.

Diese Vorteile bringen letztlich konkrete Vorteile mit sich:

Zeitersparnis
eine Steigerung der Produktivität
bessere Einhaltung von Vorschriften
eine Verbesserung der Benutzererfahrung.

Dokumentenmanagement beschränkt sich daher nicht mehr auf das Speichern und Abrufen von Informationen, sondern auf die Nutzung dieser Daten zur Generierung von Geschäftswert.

Beim Dokumentenmanagement geht es also nicht mehr nur um das Speichern und Abrufen von Informationen, sondern darum, diese Daten zu nutzen, um einen Mehrwert für das Unternehmen zu schaffen.

Die Herausforderungen der KI

Trotz zahlreicher Vorteile steht KI immer noch vor einigen Herausforderungen im Zusammenhang mit der Nutzung von Daten und ihren ethischen und rechtlichen Aspekten.

Überprüfung und Kontrolle

Es ist wichtig zu erkennen, dass künstliche Intelligenz ein Hilfsmittel bleibt, das stets einer Überprüfung der übermittelten Informationen und der von ihr ausgeführten Aufgaben unterliegen muss. Wie sie sagen: „Vertrauen schließt Kontrolle nicht aus.“

Datenzuverlässigkeit und -qualität

Die Wirksamkeit von KI-Systemen hängt stark von der Qualität der Daten ab, auf denen sie trainiert werden. Unvollständige, falsche oder verzerrte Daten können zu Fehlern bei der Dokumentenverarbeitung und -analyse führen.

Um die Vorteile der Technologien der künstlichen Intelligenz voll ausschöpfen zu können, ist es außerdem notwendig, sie einem immer größeren Datenvolumen auszusetzen. Dadurch ist es möglich, eine Datenbank aufzubauen, auf der sie üben und letztendlich die Zuverlässigkeit und Präzision ihrer Algorithmen verbessern können.

Ethik und Legalität

Auch wenn KI die Sicherheit erhöhen kann, birgt die Nutzung ihrer Funktionalitäten zur Indexierung und Klassifizierung das Risiko, personenbezogene oder vertrauliche Daten zu extrahieren, was zu Problemen bei der Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften (DSGVO) führen kann. Daher ist es wichtig, KI-Algorithmen zu entwickeln, die die Kategorisierung von Informationen nach ihrem Vertraulichkeitsgrad berücksichtigen, um das Risiko des Verlusts personenbezogener Daten und vertraulicher Informationen zu minimieren.

DocuWare, ein DMS mit integrierter KI

Seit April 2024 DocuWare nativist.ai beschlossen, modernste künstliche Intelligenz in seinem EDM zu implementieren .

Das Ziel ist klar: „in der Dokumentenerkennung noch weiter zu gehen.“ ".

Sobald das Dokument in das DocuWare EDM eingefügt wird, wird es mithilfe der OCR- und HTR-Funktionalitäten des AI-Moduls gelesen und erkannt.

Anschließend werden die Dokumente „Cropping“- und „Slipping“-Technologien unterzogen, um die Dokumente optimal für die Weiterverarbeitung vorzubereiten. Werden mehrere Dokumente zusammen gescannt, erkennt das native.ai-Modul die jeweiligen Dokumente und teilt sie wieder in einzelne PDFs auf (Splitting). Schief gescannte Dokumente werden abgeschnitten.

Anschließend folgt der Klassifizierungsschritt, der es Ihnen ermöglicht, mehrere Dokumente nach ihrem Typ zu ordnen und entsprechend zu sortieren.

So kann das Modul eingehende Rechnungen, Lieferscheine oder Verträge in die entsprechende Kategorie einordnen.

Abschließend werden je nach Klasse des identifizierten Dokuments dessen Daten extrahiert. Bei einem Vertrag können dies sein: das Datum, Dritte, Beträge usw.

Belharra Numérique, Ihr vertrauenswürdiger DocuWare-Integrationspartner

Belharra Numérique ist die führende DocuWare-Produktionskapazität in Frankreich mit einem Team von 17 zertifizierten Beratern, 150 aktiven Kunden und mehr als 200 Projekten in den letzten Jahren.

Belharra, Platinum Partner DocuWare, unterstützt Sie bei Ihren Dematerialisierungsprojekten.

Nationale Präsenz
Vernetzung
Zertifiziertes Team
Kontinuierlicher Innovationsansatz

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