ECM: das Geheimnis der vollständigen Kontrolle über Lieferantenverträge

Über Content Management hinaus

In einem wirtschaftlichen Kontext, in dem Unternehmen mit mehreren Lieferanten interagieren, wird die Effizienz des Lieferantenvertragsmanagements zur Priorität. Unternehmen und ihre Anwälte müssen nicht nur die regulatorische Einhaltung dieser Verträge sicherstellen, sondern auch das Risikomanagement, die Einhaltung von Verpflichtungen und die Nachhaltigkeit ihrer Geschäftsbeziehungen sicherstellen.

Hier kommen Enterprise-Content-Management-Lösungen (ECM) ins Spiel, die leistungsstarke Funktionen zur Automatisierung, Zentralisierung und Vereinfachung dieser komplexen Verwaltung bieten.

Zentralisierung und Zugänglichkeit von Verträgen

Die Verwaltung von Verträgen mit mehreren Lieferanten erfordert häufig die Bearbeitung einer großen Anzahl von Dokumenten, die über verschiedene Abteilungen, Systeme oder geografische Standorte verteilt sind. Diese Streuung kann zu Risiken wie dem Verlust von Dokumenten, der Duplizierung von Informationen oder mangelnder Sichtbarkeit führen.

ECM-Lösungen zentralisieren alle Lieferantenverträge in einem einzigen Repository. Jedes Dokument wird digitalisiert und in einem sicheren System gespeichert, wo es von autorisierten Beteiligten eingesehen werden kann. Diese Zentralisierung sorgt für eine bessere Zugänglichkeit der Verträge, sei es für die Rechtsabteilung oder den Einkauf. Darüber hinaus ermöglicht Ihnen der Zugriff auf Verträge über eine intuitive Benutzeroberfläche und erweiterte Suchkriterien ein schnelles Auffinden der erforderlichen Informationen.

Laut einer Studie von Forrester Research verzeichnen Unternehmen, die Enterprise-Content-Management-Lösungen (ECM) für das Dokumentenmanagement nutzen, eine Reduzierung der Zeit, die sie für die Suche nach Informationen aufwenden, um 30 % .

Vorteile für das Vertragsmanagement :

Reduzierung menschlicher Fehler im Zusammenhang mit der manuellen Bearbeitung von Dokumenten.
Sofortiger Zugriff auf die aktuellsten Vertragsversionen.
Verbesserte Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen und Förderung einer fundierteren Entscheidungsfindung.
Bessere Nachvollziehbarkeit der Vertragsdokumente, was im Falle einer Prüfung unerlässlich ist.

Prozessautomatisierung und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

Eine der größten Herausforderungen bei der Verwaltung von Lieferantenverträgen besteht darin, sicherzustellen, dass die Prozesse den gesetzlichen und behördlichen Verpflichtungen entsprechen und gleichzeitig Vertragsfristen, Verlängerungen und Fristen . Die Nichteinhaltung kann zu Strafen, finanziellen Verlusten und sogar rechtlichen Schritten führen.

ECM-Lösungen bieten Automatisierungsfunktionen, die diese komplexen Aufgaben vereinfachen. Sie ermöglichen insbesondere:

Automatisieren Sie Benachrichtigungen : Benachrichtigungen werden an Manager gesendet, wenn wichtige Termine wie Vertragsverlängerungen oder Ablauffristen naht. Dadurch werden unfreiwillige Vertragskündigungen oder ungewollte automatische Verlängerungen vermieden. Durch die Integration von ECM-Lösungen zur Überwachung vertraglicher Verpflichtungen können Unternehmen diese Verluste um 30 bis 40 % , indem sie eine strenge Überwachung der Klauseln, Fristen und Verpflichtungen beider Parteien ermöglichen.

Sicherstellung der Compliance : ECM-Systeme verfügen über Überwachungsfunktionen, die sicherstellen, dass Verträge den neuesten gesetzlichen Anforderungen und aktuellen Vorschriften entsprechen. Diese Systeme ermöglichen es, regulatorische Aktualisierungen zu verfolgen und neue Verpflichtungen automatisch in vertragliche Prozesse zu integrieren.

Verfolgung von Änderungen : Jede Änderung eines Vertrags wird im System aufgezeichnet, was eine vollständige Rückverfolgbarkeit der an jedem Dokument durchgeführten Aktionen ermöglicht. Im Streitfall ist diese Funktionalität für den Nachweis der Prozesskonformität unerlässlich.

Compliance-Vorteile :

Reduzierte Risiken im Zusammenhang mit Compliance-Fehlern oder der Nichteinhaltung von Fristen.
Proaktives Management von Verlängerungen und Audits.
Sorgenfreiheit dank der Nachvollziehbarkeit der Maßnahmen und der Möglichkeit, im Falle eines Audits umfassende Berichte zu erstellen.

Vertragslebenszyklusmanagement und Leistungsanalyse

Über die einfache Dokumentenverwaltung hinaus bieten ECM-Lösungen eine vollständige Sicht auf den Lebenszyklus von Lieferantenverträgen. Von der Vertragserstellung über die Vertragsabwicklung bis hin zur Archivierung kann jeder Schritt verfolgt, analysiert und optimiert werden.

Erstellung und Zusammenarbeit : ECM-Lösungen ermöglichen die gemeinsame Erstellung von Verträgen und integrieren Kommentare und Anpassungen verschiedener Beteiligten in einem sicheren Raum. Sie integrieren außerdem Validierungs- und elektronische Signaturprozesse, die den Abschluss von Verträgen beschleunigen und gleichzeitig Fehler reduzieren.

Leistungsanalyse : Zusätzlich zum täglichen Vertragsmanagement ermöglichen ECM-Lösungen die Überwachung der Lieferantenleistung. Durch die Analyse von Lieferzeiten, Ausführungsbedingungen oder sogar Verspätungsstrafen können Unternehmen die Wirksamkeit von Verträgen messen. Diese Analysen helfen dabei, die leistungsstärksten Lieferanten sowie potenzielle Bereiche für Verbesserungen bei zukünftigen Verträgen zu identifizieren.

Archivierung und Konservierung : Sobald der Vertrag abgeschlossen ist, wird er an einem sicheren Ort archiviert, wobei die Aufbewahrungsregeln an die gesetzlichen Anforderungen angepasst sind. Dadurch können Unternehmen sicherstellen, dass Dokumente für den erforderlichen Zeitraum aufbewahrt werden und dennoch bei Bedarf darauf zugreifen können.

Vorteile des Lebenszyklusmanagements :

Beschleunigung der Vertragserstellungs- und Validierungszeiten.
Reduzierung der Betriebskosten durch optimiertes Management von Verlängerungen und Kündigungen.
Kontinuierliche Verbesserung der Lieferantenbeziehungen dank präziser Analysen.

Ein zentrales Tool mit mehreren Entwicklungen

ECM-Lösungen bieten eine leistungsstarke Plattform für die Verwaltung von Lieferantenverträgen und kombinieren Zentralisierung, Automatisierung und detaillierte Analysen. Sie stellen nicht nur die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicher, sondern verbessern auch die betriebliche Effizienz. Dies reduziert die Risiken und Kosten, die mit einem schlechten Vertragsmanagement verbunden sind.

Wir können davon ausgehen, dass ECM-Lösungen in Zukunft mehr künstliche Intelligenz integrieren werden, um vertragliche Risiken zu antizipieren und automatische Anpassungen vorzuschlagen. Darüber hinaus müssen Unternehmen angesichts der sich weiterentwickelnden Vorschriften und der Komplexität internationaler Verträge weiterhin flexible und skalierbare Tools einsetzen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. ECM-Lösungen gelten daher als unverzichtbare Verbündete für die agile und konforme Verwaltung von Lieferantenverträgen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Investition in eine ECM-Lösung für Anwälte und Verantwortliche für das Vertragsmanagement eine echte Chance zur Optimierung des Vertragsmanagements darstellt, indem eine strenge Steuerung der Lieferantenbeziehungen sichergestellt wird.

ECM Elise, Ihre Lieferantenvertragsmanagerin

Die ECM-Lösung Elise bietet automatisierte Funktionen zur Erfassung von Multi-Channel-Flows, zur Verwaltung von Dateien und zur Orchestrierung von Geschäftsprozessen.

Diese Zentralisierungs-, Freigabe-, Nachverfolgungs-, Warn- und insbesondere elektronischen Signaturfunktionen machen es zum idealen Werkzeug für die Verwaltung von Lieferantenverträgen von A bis Z.

NeoLedge- Integrator und Kompetenzzentrum und unterstützt Unternehmen bei ihrer digitalen Transformation, indem es den Menschen in den Mittelpunkt von Projekten stellt: von der Definition über das Design bis hin zur Umsetzung Ihrer Projekte.

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Prozessautomatisierung und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

Vertragslebenszyklusmanagement und Leistungsanalyse

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