HR-Dematerialisierung: Geschäftsprozesse optimieren

Ein HR-Kontext, der der Dematerialisierung förderlich ist

Im Jahr 2024 stehen die Personalabteilung vor vielfältigen Herausforderungen und Problemen: Optimierung der Arbeitsleistung, Verbesserung der QVT des Unternehmensteams und der Mitarbeiter, Sicherheit personenbezogener Daten und Einhaltung der DSGVO usw.

Aus operativer Sicht verbringen 65 % der HR-Mitarbeiter mindestens die Hälfte ihrer Zeit mit der Erledigung mühsamer und zeitraubender Verwaltungsaufgaben. Eine Zeitverschwendung, teilweise aufgrund der Klassifizierungs- und Suchprobleme, die durch das Papierformat verursacht werden.

„Hören Sie auf, mit Papier gefüllte Aktenschränke und Personalakten in den Regalen zu stapeln! »

Um aus dieser Teufelsspirale herauszukommen, haben HR-Dienste eine Möglichkeit: auf papierloses Arbeiten umzusteigen.

Was ist HR-Dematerialisierung?

Die Dematerialisierung von HR-Prozessen zielt darauf ab, Papieraufgaben und Dokumente zu digitalisieren. Letzteres führt zwangsläufig zu einer Umstrukturierung der Personaldatenverarbeitung. Daher wird der Einsatz digitaler Lösungen zum Organisieren, Speichern, Verwalten und Teilen des Dokumentenflusses notwendig. Hier kommt EDM oder Electronic Document Management ins Spiel. Letzteres ermöglicht dank Workflows die Verwaltung und Automatisierung von Rekrutierungsaufgaben, Onboarding, Krankmeldungen, Urlaubsanträgen, Spesenabrechnungen usw.

DocuWare und NeoLedge gehören zu den Herausgebern, die diese Anforderungen an Dokumentenmanagement und Automatisierung erfüllen.

Gesetze rund um die Dematerialisierung

In Frankreich ist die Rechtsgültigkeit elektronischer Dokumente bereits seit mehreren Jahren anerkannt. Aber abgesehen davon, dass Unternehmen dazu ermutigt werden, bestimmte Personaldokumente zu dematerialisieren, wie es das El-Khomri-Arbeitsgesetz von 2016 mit der elektronischen Übermittlung von Gehaltsabrechnungen vorsah, bleiben bestimmte grundlegende Verpflichtungen bestehen.

Einige Vorschriften, wie beispielsweise die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung), stellen strenge Anforderungen an den Schutz personenbezogener Daten. Die Digitalisierung von HR-Prozessen kann Unternehmen dabei helfen, diese Vorschriften einzuhalten, indem verbesserte Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz sensibler Mitarbeiterinformationen implementiert werden.

Aufbewahrungspflicht für Personalunterlagen

Das Arbeitsgesetzbuch erlaubt die Aufbewahrung digitaler Dokumente im Rahmen von Arbeitsverhältnissen, sofern bestimmte Bedingungen eingehalten werden, wie z. B. die Gewährleistung der Integrität, Vertraulichkeit und deren Zugänglichkeit (Mindestdauer). Zu diesem Zweck kann die Implementierung eines digitalen Safes in Betracht gezogen werden.

Das einheitliche Personalregister: 5 Jahre (Artikel R1221-26 – Arbeitsgesetzbuch)
Arbeitsunfallerklärung: 5 Jahre (Artikel D4711-3 – Arbeitsgesetzbuch)
Der Arbeitsvertrag: 5 Jahre (Artikel 2224 – Bürgerliches Gesetzbuch)
Lohnabrechnung: 50 Jahre (Artikel L1237-5 – Arbeitsgesetzbuch)

Diese entmaterialisierte Konservierung erfordert jedoch, dass Unternehmen über manchmal kostspielige Ressourcen für die Lagerung verfügen. DocuWare EDM-Kunden das Docu'Storage-Modul entwickelt, das die Externalisierung und Rationalisierung des Speichers entsprechend den tatsächlichen Bedürfnissen der Benutzer ermöglicht. So bietet Docu'Storage für Dokumente mit einer sehr geringen Wahrscheinlichkeit, erneut konsultiert zu werden, einen Speicherplatz, der weniger Energie verbraucht und kostengünstiger ist.

Verpflichtung zur Dematerialisierung von DSNs

Die seit Januar 2017 obligatorische Fernübermittlung der DSN oder Nominative Social Declaration gehört zu den Prozessen, die elektronisch durchgeführt werden müssen (Artikel L133-5-5 des Sozialversicherungsgesetzes) .

BDES-Pflicht zur digitalen Aufbewahrung

Seit 2017 müssen Unternehmen mit mehr als 300 Mitarbeitern, sofern nicht kollektiv etwas anderes vereinbart wurde, ihre Wirtschafts- und Sozialdatenbank (BDES) in digitaler Form führen (Artikel R 2312-12 des Arbeitsgesetzbuchs) . Diese Datenbank, die dem Sozial- und Wirtschaftsausschuss (CSE) zugänglich sein muss, sammelt wichtige Daten über die wirtschaftliche und soziale Ausrichtung des Unternehmens.

Die Vorteile der Dematerialisierung von HR-Dokumenten

Produktivität

Durch die Dematerialisierung von HR-Dokumenten über ein EDM lässt sich die Produktivität der Abteilung optimieren. Beispielsweise wird der administrative Rekrutierungsprozess von Anfang bis Ende abgewickelt und rationalisiert: Qualifizierung der Bewerbungen, Registrierung in der Lebenslaufbibliothek, Übermittlung an die zuständige Abteilung, Bearbeitung von Rücksendungen, Antwort. Wenn Sie sich mit einer solchen Lösung ausstatten, profitieren Sie auch von Warnmeldungen und Benachrichtigungen zur Überwachung des Aktenfortschritts: Überwachung von Bewerbungen und Einstellungen, Erinnerungen und Benachrichtigungen zur Bearbeitung aktueller Aufgaben (Urlaub, Krankheitsurlaub, Gebührenbescheinigungen usw.).

Zeitersparnis

Durch die Eliminierung bestimmter zeitaufwändiger Aufgaben durch Automatisierung werden HR-Prozesse schneller und effizienter. Teams können sich so auf Aufgaben mit höherer Wertschöpfung konzentrieren. Durch die Digitalisierung können Mitarbeiter außerdem einfacher auf HR-Dokumente zugreifen und diese elektronisch signieren. Die Bearbeitungszeiten werden faktisch verkürzt.

Kostenreduzierung

Die Reduzierung des Verbrauchs von Papier, Tinte und physischem Lagerraum führt zu erheblichen Einsparungen für Unternehmen. Darüber hinaus reduziert die papierlose Lösung die Kosten für die Verwaltung und Archivierung physischer Dokumente, beispielsweise für die Wartung von Druckgeräten und die Anmietung von Lagerraum.

Verbesserte Mitarbeitererfahrung

Mitarbeiter profitieren von einem schnellen und einfachen Zugriff auf ihre Dokumente, was Verwaltungsprozesse vereinfacht und ihre Arbeitszufriedenheit steigert. Sie können online ihre Gehaltsabrechnungen einsehen, Urlaub beantragen und Dokumente unterschreiben. Die Interaktion mit der Personalabteilung verläuft dadurch reibungsloser und benutzerfreundlicher.

Datensicherheit und DSGVO-Konformität

Die Dematerialisierung ermöglicht es, die Datensicherheit durch Verschlüsselungs- und Zugriffskontrollmaßnahmen zu stärken. Darüber hinaus erleichtert es die Einhaltung der DSGVO, indem es die Vertraulichkeit und Integrität personenbezogener Daten gewährleistet. Unternehmen können strenge Sicherheitsrichtlinien implementieren, um sensible Mitarbeiterdaten vor Sicherheitsverletzungen und Cyberangriffen zu schützen. Auch die elektronische Signatur gehört zu den Sicherheitselementen, denn sie ermöglicht die Identifizierung der Beteiligten sowie die Authentizität und Integrität eines Dokuments.

Konsolidierung des CSR-Ansatzes

Durch die Einführung eines vollständig digitalen Ansatzes tragen Unternehmen zum Schutz der Umwelt bei, indem sie ihren CO2-Fußabdruck und den Verbrauch natürlicher Ressourcen reduzieren. Die Dematerialisierung von HR-Dokumenten ist Teil eines „papierlosen“ Ansatzes, der das Image des Unternehmens und seinen Ruf bei den Stakeholdern stärkt und so sein CSR-Engagement festigt.

Docu'HR erleichtert die Verwaltung von Mitarbeiterdateien

Als ergänzende Lösung zum DocuWare EDM Docu'HR Prozesse und zentralisiert alle Dokumente im Zusammenhang mit Ihren Mitarbeiterakten und vereinfacht gleichzeitig die Einhaltung der DSGVO. Ausgestattet mit einem vollständigen Satz an Funktionen (elektronische Signatur, zeitgesteuertes Senden, digitaler Safe, Dashboard usw.) rationalisiert und automatisiert dieses Modul die HR-Abläufe, indem es eine Vielzahl greifbarer Vorteile für den HR-Manager, den Assistenten und die Manager bietet.

Durch die Integration eines zentralen Repositorys für Fristen und Erinnerungen wird die Initialisierung der Mitarbeiterdatei zum Dreh- und Angelpunkt eines integrierten und effektiven Ansatzes für die Personalverwaltung.

Was Sie bei der Dematerialisierung des Personalwesens beachten sollten

Die Dematerialisierung des Personalwesens ist Teil des gesamten digitalen Wandels des Unternehmens und unerlässlich, wenn dieses seine Produktivität weiter optimieren und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherstellen möchte.

Trotz eines grundlegenden Wandels im Management bietet die Dematerialisierung erhebliche Vorteile für Personalteams und trägt zu einem moderneren und nachhaltigeren Arbeitsumfeld bei.

EDM als Dematerialisierungstool ermöglicht es, die Verarbeitungs- und Lagerkosten um bis zu 91 % zu senken und durchschnittlich 46 % Zeitersparnis und Reaktionsfähigkeit für Teams zu generieren.

Derzeit steht die Dematerialisierung erst am Anfang und die fortschreitende Integration von KI wird sich zu einem echten Leistungsbeschleuniger entwickeln!