Dematerialisierung: EDM im Herzen des Bausektors

Eine zwingende Entwicklung

Der Bau- und öffentliche Bausektor (BTP), der lange Zeit als Sektor mit hoher Handarbeitsintensität und zahlreichen Papierdokumenten galt, ist keine Ausnahme mehr von der Digitalisierung. Die Notwendigkeit, Prozesse zu optimieren, die Zusammenarbeit zwischen Beteiligten zu verbessern und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften (Beispiel: elektronische Rechnungsstellung) zu erreichen, treibt viele Unternehmen dazu, neue Lösungen einzuführen.

Die Dematerialisierung, die darin besteht, Papierdokumente und -prozesse in digitale Formate umzuwandeln, etabliert sich somit als wesentliche Lösung für die Modernisierung der Branche, indem sie die Beziehungen zu den Mitarbeitern aufrechterhält, aber auch den Austausch von Dokumenten mit den Standortleitern beschleunigt.

Fristen, Budget, Beschaffung ... die Herausforderungen im Bauwesen sind komplex, aber GED ist da, um sie zu beantworten!

Die Grenzen des traditionellen Dokumentenmanagements im Bauwesen

Ein Bauprojekt erzeugt eine große Menge an Dokumenten, darunter Rechnungen, Bestellungen, Verträge, Pläne, technische Dokumente, Baustellenberichte usw.

Diese Dokumente müssen zwischen mehreren Standorten, Unternehmensabteilungen und Managern ausgetauscht werden, was unweigerlich die Grenzen der Papierdokumentenverwaltung deutlich macht.

Zeitverschwendung bei der Suche nach Dokumenten
Lesbarkeitsproblem, Wiedereingabefehler oder fehlende Informationen
Schlechte Zugänglichkeit von Dokumenten aus der Ferne
Verlust der Nachvollziehbarkeit bei der Versionsverfolgung
Langsamkeit in den Validierungskreisen: Unterschrift, Zahlung usw.
Finanzielle Kosten im Zusammenhang mit der Papierlagerung
Risiken im Zusammenhang mit der Datensicherheit und Vertraulichkeit (Verlust, Diebstahl, Feuer usw.)

Die Vorteile der Dematerialisierung und EDM

Die Einführung der Dematerialisierung und einer Lösung für das elektronische Dokumentenmanagement (EDM) bietet zahlreiche Vorteile:

Vereinfachte Dokumentensuche und -freigabe

Einer der Vorteile von EDM liegt in seinem Zentralisierungsprinzip, das es ermöglicht, die mit einem Projekt verbundenen Dokumente effizient an einem einzigen Ort zu sammeln, zu speichern und zu klassifizieren: Zeichnung, Plan, Zeitplan, Verträge, Einkäufe, Lieferungen usw.

Letztendlich ermöglichen die erweiterten Suchfunktionen des GED das Auffinden und Einsehen eines Dokuments in wenigen Sekunden und eine vollständige Sichtbarkeit auf der Baustelle.

Eine solche Dokumentenarchivierungslösung ermöglicht es, allen Projektbeteiligten (Projektmanager, Projektinhaber, Architekten, Subunternehmer usw.) den Zugriff auf Dokumente zu erleichtern und auf dem gleichen Informationsniveau zu beraten, wo immer sie sich treffen und welche Unterstützung sie in Anspruch nehmen , was zu einem reibungslosen Ablauf der Abläufe vor Ort führt.

Wie Sie sicher verstanden haben, gewinnen Teams deutlich an Zeit und Produktivität!

Erhöhte Sicherheit und Compliance

EDM-Systeme bieten erweiterte Sicherheitsfunktionen wie Zugriffskontrolle, Datenverschlüsselung und Rückverfolgbarkeit von Aktionen. Sie helfen auch dabei, die Vorschriften zur Datenaufbewahrung und zum Datenschutz einzuhalten. Generell hilft die Dematerialisierung Ihrer Baustellenunterlagen, Verluste und Diebstähle zu vermeiden.

Die Rückverfolgbarkeit ist eine Schlüsselfunktion, die als Beweismittel für die Anfechtung etwaiger Einwände im Zusammenhang mit dem Bauprojekt dient.

Umweltbewusstes Engagement

Im Bausektor werden Umweltvorschriften immer wichtiger und die Reduzierung des CO2-Fußabdrucks von Gebäuden ist das Hauptziel!

Daher ist eine Reduzierung des Papierverbrauchs unerlässlich, und Unternehmen, die sich nicht dazu entschlossen haben, sind einem Imageverlust ausgesetzt, der zu einem Verlust der Attraktivität für Partner, Investoren, öffentliche Märkte usw. führt.

In diesem Zusammenhang ermöglicht der Einsatz einer EDM-Lösung, den Papierverbrauch zu reduzieren oder sogar schrittweise zu eliminieren.

Beispiel für den Einsatz von EDM im Bauwesen

Automatisierte Rechnungsverwaltung

Ein mittelständisches Bauunternehmen beschließt, seine Rechnungen zu dematerialisieren und in ein GED-System zu integrieren. Vor der Umstellung auf papierlose Rechnungen dauerte die Bearbeitung von Rechnungen mehrere Tage und erforderte mehrere manuelle Prüfungen. Nach der Implementierung des EDM-Systems werden Rechnungen automatisch gescannt, von einer OCR-Software (optische Zeichenerkennung) erkannt und zur Genehmigung weitergeleitet. Die Bearbeitungszeiten werden um 50 % verkürzt, Dateneingabefehler werden minimiert und Lieferanten werden schneller bezahlt.

Austausch von Plänen und technischen Dokumenten

Bei einem großen Bauprojekt müssen mehrere Teams (Architekten, Ingenieure, Subunternehmer) auf die gleichen Pläne und technischen Dokumente zugreifen. Bevor die papierlose Lösung eingeführt wurde, arbeitete jedes Team oft mit veralteten Papierversionen, was zu kostspieligen Konstruktionsfehlern führte. Durch die Einführung einer GED-Lösung sind alle Dokumente zentralisiert und in Echtzeit zugänglich. Aktualisierungen stehen allen Teams sofort zur Verfügung und stellen sicher, dass alle mit den aktuellsten Informationen arbeiten.

Dokumentensicherheit und Compliance

Ein in mehreren Ländern tätiges Bauunternehmen muss unterschiedliche Vorschriften zur Datenaufbewahrung und zum Datenschutz einhalten. Durch den Einsatz einer EDM-Lösung können strenge Sicherheitsrichtlinien umgesetzt, der Zugriff kontrolliert und sichergestellt werden, dass Dokumente gemäß den gesetzlichen Anforderungen aufbewahrt werden. Im Falle eines Audits kann das Unternehmen schnell die notwendigen Unterlagen zur Verfügung stellen und so die Einhaltung nachweisen.

Kundenfallstudie – GESEC

GESEC , das 438 auf Klimatechnik und Elektrotechnik spezialisierte KMU zusammenbringt, hat eine Roadmap initiiert, um die digitale Transformation seiner Mitglieder zu unterstützen, Manager auf zukünftige Herausforderungen vorzubereiten und das Datenmanagement zu verbessern.

Belharra Numérique schlug einen innovativen Ansatz vor, der darin besteht, für jedes Mitglied eine gemeinsame Dokumentenverwaltungslösung bereitzustellen, die von GESEC in Zusammenarbeit mit Mitgliedern entwickelt wurde.

Entdecken Sie die Fallstudie

Docu'SalesFlow & BTP

Docu'SalesFlow wurde von Belharra Numérique entwickelt und ist eine Lösung, die auf die spezifischen Anforderungen der Vertriebsverwaltung von Bauunternehmen zugeschnitten ist. Das Modul automatisiert Dateiverwaltungs- und Wiederherstellungsaufgaben, vereinfacht die Customer Journey und stärkt die Geschäftsleistung.

Ein Kundenbericht unterstreicht die Wirksamkeit dieser Lösung mit einer beobachteten und gemessenen Reduzierung der Kundenausstände um 50 % in nur 3 Monaten.

Docu'SalesFlow verfügt über Konnektoren , die es ermöglichen, die Schnittstellenanforderungen mit Ihrer ERP- und Buchhaltungssoftware zu erfüllen: Codial, Onaya, Sage Batigest usw.

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Dematerialisierung: EDM im Herzen des Bausektors

Eine zwingende Entwicklung

Die Grenzen des traditionellen Dokumentenmanagements im Bauwesen

Die Vorteile der Dematerialisierung und EDM

Beispiel für den Einsatz von EDM im Bauwesen

Kundenfallstudie – GESEC

Docu'SalesFlow & BTP

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