Wie schützt man sich vor Rechnungsbetrug?

Was ist diese zunehmende Geißel?

Rechnungsbetrug ist ein ständig zunehmendes Phänomen, das viele Unternehmen betrifft, unabhängig von ihrer Größe und Branche . Sie sind davon betroffen, sobald Sie über einen Kreditorenbuchhaltungsprozess verfügen.

Bei Rechnungsbetrug werden betrügerische Rechnungen erstellt oder geändert, um einem Unternehmen Geld zu stehlen.

Laut einer Studie der Association of Financial and Management Control Directors ( DFCG ) waren fast 25 % der französischen Unternehmen bereits Opfer dieser Art von Betrug . Betrügereien sind im Allgemeinen wie folgt:

Erhöhung der Preise oder Mengen
Schaffung völlig fiktiver Lieferanten
Umleiten von Zahlungen auf nicht autorisierte Konten.

Wenn Sie keinen angemessenen Schutz eingerichtet haben, setzen Sie sich katastrophalen finanziellen und rufschädigenden Folgen aus. Angesichts dieser Geißel kann eine Software zur elektronischen Dokumentenverwaltung das Risiko von Rechnungsbetrug erheblich reduzieren. Sie tragen auch zum Schutz Ihres Unternehmens bei, indem sie verdächtige Aktivitäten wie doppelte oder geänderte Rechnungen automatisch erkennen.

Wer sind die Betrüger?

Betrüger können Einzelpersonen außerhalb des Unternehmens sein, etwa Cyberkriminelle oder organisierte Gruppen, aber auch interne Akteure, etwa böswillige Mitarbeiter.

Interner Rechnungsbetrug:

Mitarbeiter mit Zugriff auf Finanzsysteme nutzen dies aus, um die Bankdaten von Lieferanten zu ändern (Zahlungen umzuleiten) oder falsche Rechnungen zu erstellen.

Betrug mit externen Rechnungen:

Hacker, die sich als legitime Lieferanten ausgeben, können gefälschte Rechnungen einreichen oder echte Rechnungen abfangen und Zahlungsdetails ändern. Diese Betrüger nutzen Phishing- oder Hacking-Techniken, um Abrechnungsprozesse zu manipulieren.

Es besteht auch die Möglichkeit, dass sich interne Mitarbeiter mit externen Partnern zusammenschließen, um Betrug zu begehen. Diese Art von Betrug kommt häufig in Branchen vor, in denen Transaktionen häufig stattfinden, oder in Kreditorenbuchhaltungsprozessen, denen es an Transparenz, Zugangskontrollen und Genehmigungsverfahren mangelt.

Was erhöht das Risiko eines Rechnungsbetrugs?

Ein manueller Kreditorenbuchhaltungsprozess oder ein Prozess mit ungeeigneter Software kann Ihr Betrugsrisiko erhöhen. Wenn Sie sich in einer der folgenden Situationen befinden, ist es höchste Zeit, Ihren Lieferantenrechnungsverwaltungsprozess zu überdenken.

Mangelnde Automatisierung:

Die manuelle Rechnungsbearbeitung ist nicht nur zeitaufwändig , sondern birgt auch ein erhöhtes Fehlerrisiko . Es bietet Betrügern die Möglichkeit, heimlich falsche oder veränderte Rechnungen einzureichen. Andererseits ermöglichen automatisierte Systeme eine schnellere und genauere Erkennung von Inkonsistenzen. Einige können sogar direkt in Ihr ERP- oder Finanzsystem integriert werden.

Fehlende Kontrollen:

Ohne robuste Genehmigungsprozesse und strenge Kontrollen können Mitarbeiter oder externe Akteure Rechnungen leichter manipulieren , betrügerische Zahlungen validieren oder fiktive Lieferanten erstellen.

Eingeschränkte Lieferantenvalidierung:

Systeme ohne Verifizierungsfunktionen überprüfen die Lieferantenauthentizität , was es Betrügern leichter macht, falsche Rechnungen einzureichen.

Mangelnde Rückverfolgbarkeit:

Systeme, die den Rechnungsverlauf oder Zahlungsdetails nicht in Echtzeit verfolgen, erschweren die Erkennung und Prüfung verdächtiger Aktivitäten. Ohne einen zuverlässigen Prüfpfad wird es sogar noch schwieriger, potenzielle Anomalien oder Betrug zu erkennen und aufzuspüren.

Systemveralterung :

Wenn Ihre Software nicht sicher genug ist oder nicht auf dem neuesten Stand , sind Sie das perfekte Ziel für Cyberkriminelle.

Wie Sie sicher verstanden haben, ist die Implementierung von Software mit Automatisierung, Zugriffsrechten und Validierungsworkflows zwingend erforderlich, um Ihren Kreditorenbuchhaltungsprozess zu stärken und so Rechnungsbetrug zu vermeiden.

Der Einsatz geeigneter digitaler Lösungen wie DocuWare trägt dazu bei, diese Risiken zu reduzieren, indem sie für mehr Transparenz sorgen, Kontrollen automatisieren und Arbeitsabläufe sichern.

Warum sollten Sie Ihre Rechnungsprozesse digitalisieren?

Die Digitalisierung der Rechnungsprozesse ermöglicht es, Transaktionen abzusichern und das Betrugsrisiko zu begrenzen . Durch den Ersatz manueller Verfahren können Unternehmen automatisierte Rechnungsvalidierungssysteme , die eine systematische Überprüfung von Informationen gewährleisten. Diese Systeme ermöglichen auch eine lückenlose Rückverfolgbarkeit der Finanzströme, was die Erkennung von Anomalien erleichtert . Darüber hinaus ermöglicht die Digitalisierung eine sichere Archivierung von Rechnungen , wodurch Änderungen oder Fälschungen von Dokumenten erschwert werden.

Durch die Automatisierung von Rechnungsstellungsprozessen wird auch das Risiko menschlicher Fehler verringert und gleichzeitig die Effizienz der Dokumentenverarbeitung verbessert. Mithilfe von OCR-Tools (Optical Character Recognition) werden beispielsweise Rechnungsdaten automatisch extrahiert, validiert und in das Buchhaltungssystem integriert, wodurch das Risiko des Vergessens oder der Manipulation minimiert wird.

Elektronisches Dokumentenmanagement als idealer Schutz

Das elektronische Dokumentenmanagement (EDM) ist ein Mittel der Wahl, um Ihr Unternehmen vor Rechnungsbetrug zu schützen. Durch die Zentralisierung aller Rechnungen und anderer transaktionsbezogener Dokumente in einem sicheren digitalen System ermöglicht Ihnen EDM, die Vertraulichkeit und Integrität Ihrer Finanzdokumente zu gewährleisten.

Dank ihrer fortschrittlichen Algorithmen kann diese Dokumentenverwaltungssoftware ungewöhnliche Szenarien in Ihrer Kreditorenbuchhaltung leicht erkennen und so potenzielle Bedrohungen kennzeichnen.

Mehrere weitere Funktionen, wie z. B. die elektronische Signatur, garantieren die Authentizität von Dokumenten und deren Validierung.

Das DocuWare EDM

dem DocuWare EDM können Sie Rechnungsbetrug vorbeugen, indem Sie dem DAF oder Finanzmanager ermöglichen, Regeln und Transparenz bei der Verwaltung von Lieferantenkonten festzulegen. Hier sind einige Gründe, warum Sie sich für DocuWare EDM entscheiden sollten.

Automatisierte Rechnungsdatenerfassung : Dies trägt zur Beschleunigung des Buchhaltungsprozesses bei, indem eine genaue Informationsextraktion sichergestellt, Daten (Beträge, Kontaktdaten usw.) automatisch validiert und menschliche Fehler reduziert werden. Dadurch werden Betrugsversuche reduziert.

Autorisierung der Auftragserteilung und Rechnungsgenehmigung : DocuWare basiert auf einem System benutzerdefinierter Benutzerberechtigungen, mit dem Sie festlegen können, wer bestimmte Aufgaben im Kreditorenbuchhaltungsprozess ausführen darf.

Lieferantenpanel-Management: Die Lösung verfügt über ein Lieferantenvalidierungssystem anhand definierter Lieferantendatensätze. Dies trägt dazu bei, die Entstehung gefälschter Lieferanten zu vermeiden.

Genehmigungsweiterleitung: Workflows in DocuWare leiten Rechnungen anhand spezifischer Parameter wie Lieferantenname oder Rechnungswert an die „richtigen“ Genehmiger weiter.

Interoperabilität mit ERP- und Buchhaltungssoftware: Die Integration des EDM mit der ERP- oder Buchhaltungssoftware ermöglicht es, Rechnungsdaten automatisch mit vorhandenen Informationen im System, wie Bestellungen, Verträgen oder Lieferscheinen, abzugleichen. Auf diese Weise können Unstimmigkeiten wie nicht autorisierte Rechnungen oder falsche Beträge sofort erkannt werden, wodurch das Betrugsrisiko verringert wird.

Eine unvermeidliche Digitalisierung von Rechnungen

Angesichts des Rechnungsbetrugs sehen Unternehmen es in ihrem Interesse, ihre Rechnungen zu digitalisieren. Dies ist zeitgemäß, da ^sie ab dem 1. September 2026 lediglich dazu verpflichtet sind . Das GED erfüllt diese beiden Herausforderungen daher perfekt, da es Ihnen dank seines digitalen Safes ermöglicht, eine Rechnung und die dazugehörigen Dokumente (Kaufauftrag oder Lieferschein) in völliger Sicherheit und für die gesetzlich vorgeschriebene Mindestfrist aufzubewahren. Somit ist das Unternehmen konform und erleichtert die Durchführung seiner Audits.

Belharra Numérique, Ihr vertrauenswürdiger DocuWare-Integrationspartner

Belharra Numérique ist die führende DocuWare-Produktionskapazität in Frankreich mit einem Team von 17 zertifizierten Beratern, 150 aktiven Kunden und mehr als 200 Projekten in den letzten Jahren.

Belharra, Platinum Partner DocuWare, unterstützt Sie bei Ihren Dematerialisierungsprojekten.

Nationale Präsenz
Vernetzung
Zertifiziertes Team
Kontinuierlicher Innovationsansatz

Wie schützt man sich vor Rechnungsbetrug?

Was ist diese zunehmende Geißel?

Wer sind die Betrüger?

Was erhöht das Risiko eines Rechnungsbetrugs?

Warum sollten Sie Ihre Rechnungsprozesse digitalisieren?

Elektronisches Dokumentenmanagement als idealer Schutz

Das DocuWare EDM

Eine unvermeidliche Digitalisierung von Rechnungen

Belharra Numérique, Ihr vertrauenswürdiger DocuWare-Integrationspartner

Lassen Sie uns über Ihr Projekt sprechen

Kontakt

Nützlich

Etikett