10 Schritte zur Auswahl Ihrer EDM-Software im Jahr 2024

Möchten Sie der endlosen Dokumentationssuche ein Ende setzen? Um Zeit und Produktivität zu sparen?

Dies beinhaltet natürlich ein Projekt zur Dematerialisierung Ihrer Dokumente und die Wahl der EDM-Software! Aber wie wählt man Letzteres aus, wenn man auf sich allein gestellt ist?

Zu diesem Zweck lädt Belharra Numérique, Integrator von EDM-Lösungen, Sie ein, sich einen Überblick über die 10 wichtigsten Schritte zur Auswahl Ihrer EDM-Software im Jahr 2024 zu verschaffen.

Wie wählen Sie Ihre EDM-Software aus?

1. Identifizieren Sie Ihre Bedürfnisse

Der erste Schritt ist nicht zuletzt die Definition Ihrer Bedürfnisse und der Ihres Unternehmens. Es ist wichtig, sich die richtigen Fragen zu stellen und zu wissen, warum Sie eine Software zur elektronischen Dokumentenverwaltung benötigen.

Bewerten Sie dann das Dokumentenvolumen, die Dateitypen (PDF, Word, Bilder usw.), die erforderlichen Funktionalitäten ( Workflow-Management , Suche, Zusammenarbeit, intelligente Indexierung auf Basis künstlicher Intelligenz usw.) und die Integrationen mit anderer in Ihrem Unternehmen verwendeter Software .

Wie Sie sicher verstanden haben, ist es am besten, ein Pflichtenheft zu erstellen, um den Überblick zu behalten und die Implementierung des Tools durch den Dienstleister zu erleichtern. Als GED-Softwareintegrator kann Belharra Numérique Sie in diesem Prozess vor jedem Projektstart unterstützen (Prüfung von Dokumenten und Verwaltungsmethoden, Präsentation verwertbarer Informationen usw.).

2. Antizipieren Sie das Änderungsmanagement

Die Implementierung eines solchen Tools bringt bei zukünftigen Benutzern unweigerlich einige Ängste mit sich. Daher ist es unerlässlich, eine EDM-Software zu wählen, die einfach zu bedienen und intuitiv ist, um starke Unterstützung bei den Mitarbeitern zu generieren und dieses Tool zu einem täglichen Helfer zu machen.

Informieren Sie sich auch über die angebotenen Schulungen, um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter ihre Fähigkeiten verbessern und die Möglichkeit von Misserfolgen oder Zeitverschwendung ausschließen. Im Rahmen der Einführung einer elektronischen Dokumentenmanagementlösung unterstützt Belharra Numérique die Teams des Kunden systematisch dabei, sich mit dem Tool vertraut zu machen, um es einsatzbereit zu machen.

3. Definieren Sie die wesentlichen Merkmale

Über die mit Ihren Geschäftsanforderungen verbundenen Funktionalitäten hinaus sollten Sie immer prüfen, ob Ihre zukünftige EDM-Software über die „ wesentlichen “ Funktionalitäten verfügt, nämlich:

Dokumente erfassen und scannen
Sichere Archivierung
Integration elektronischer Signaturen
Anpassbarer Workflow
Indexierung und Stichwortsuche
Zugriffsverwaltung
Mobilitätszugang (mobile Anwendung)
Zusammenarbeit und Teilen von Dokumenten (Co-Editing)

4. Überprüfen Sie die Interoperabilität

Die gesamte Aufgabe eines EDM besteht darin, große Mengen an Dokumenten aus verschiedenen Quellen zu suchen, zu erfassen und zu zentralisieren. Um den vollen Nutzen aus Ihrer Software für das elektronische Dokumentenmanagement zu ziehen, prüfen Sie, ob sie sich in die bereits in Ihrer IT-Struktur vorhandenen Tools integrieren lässt und ob sie Konnektoren oder APIs bietet.

Listen Sie daher alle Ihre Tools auf, deren Daten und Ressourcen wahrscheinlich von Ihrem EDM erfasst werden: CRM, ERP, Messaging- und Kollaborationstools (Beispiel: Office Suite), Buchhaltungssoftware usw.

5. Denken Sie an „Skalierbarkeit“

Ihr Unternehmen entwickelt sich im Laufe der Zeit weiter und wächst, was dazu führt, dass immer mehr Dokumente entmaterialisiert werden müssen. Stellen Sie daher sicher, dass die gewählte Software flexibel an Ihre aktuellen und zukünftigen Bedürfnisse angepasst ist: neue Benutzer, zusätzliche Funktionen, Speicherplatz, Vorschriften usw.

Entscheiden Sie sich auch für eine funktionsübergreifende EDM-Software, die sich an alle Prozesse anpasst: Einkauf, Vertrieb, Personalwesen, Qualität usw.

6. Priorisieren Sie die Sicherheit

Mit einem Cyberangriff alle 39 Sekunden und einem Anstieg von 400 % seit 2020 (Quelle CyberCover) ist die Datensicherheit zu einem großen Thema geworden.

Bei der Auswahl Ihrer EDM-Software kommt es daher nicht mehr allein auf deren „wesentliche“ Funktionalitäten, ihre Interoperabilität oder ihre Kosten an, sondern auch auf ihre Robustheit im Hinblick auf Cybersicherheit.

Um die Daten Ihrer Kunden, Ihrer Mitarbeiter und Ihres Unternehmens selbst zu schützen, stellen Sie sicher, dass Ihre Software Datenverschlüsselung, Zugriffsrechteverwaltung und sichere Authentifizierung bietet. Informieren Sie sich auch über die möglichen Arten von Backups (Remote-/lokale Server, Häufigkeit usw.).

Auch die Zertifizierungen des Herausgebers sind gute Indikatoren für die Software-Compliance: ISO27001 (DataCenters), NF2023 (digitaler Safe) und NF552 (RGPD) usw.

7. Passen Sie die Bereitstellung an Ihr Unternehmen an

Einer der wesentlichen Schritte bei der Auswahl elektronischer Dokumentenmanagementsoftware betrifft die Art der Bereitstellung: Cloud (SaaS), On Premise oder Hybrid.

Diese Wahl bleibt recht subjektiv und wird entsprechend Ihren Vorlieben, Ihren Sicherheitsbedürfnissen und Ihrem Budget getroffen.

Beachten Sie jedoch, dass Ihnen ein hochwertiger EDM-Editor unabhängig vom gewählten Bereitstellungsmodell die gleichen Funktionen und das gleiche Leistungsniveau bieten sollte. Eine Cloud-Lösung bleibt im Laufe der Zeit oft flexibler.

8. Bewerten Sie die Qualität des technischen Supports

Über ein Tool hinaus wählen Sie einen ganzen Editor. Daher wird es wichtig sein, auf die Qualität des Supports und des technischen Services zu achten. Aus diesem Grund ist Belharra Numérique als Integrator von EDM-Lösungen bestrebt, Unterstützung bei der Korrektur- und Weiterentwicklungswartung der eingesetzten Plattform anzubieten. Während des Projekts konfigurieren wir auch Projekt- und Arbeitsbereiche für die gemeinsame Nutzung von Dokumenten, aber auch um den unterschiedlichen Anforderungen gerecht zu werden und Entwicklungs- oder Testumgebungen gemeinsam zu nutzen.

9. Schätzen Sie das Gesamtbudget

Angesichts des Aufstiegs von EDM-Software ist es von entscheidender Bedeutung, das Preis-Leistungs-Verhältnis zu berücksichtigen. Es liegt an Ihnen, zwischen der günstigen (oder sogar kostenlosen) Lösung und der Lösung zum Rekordpreis das richtige Gleichgewicht im Verhältnis zu den angebotenen Funktionalitäten zu finden.

Schätzen Sie bei dieser Studie die Gesamtbetriebskosten ab, die über die Lizenzgebühren hinausgehen. Berücksichtigen Sie die Kosten für Schulung, Wartung, technischen Support und andere mögliche Dienstleistungen.

10. Studieren Sie den Ruf des Verlags

Dokumente erfassen und scannen
Sichere Archivierung
Integration elektronischer Signaturen
Anpassbarer Workflow
Indexierung und Stichwortsuche
Zugriffsverwaltung
Mobilitätszugang (mobile Anwendung)
Zusammenarbeit und Teilen von Dokumenten (Co-Editing)

Belharra Numérique, Ihr vertrauenswürdiger Integratorpartner!

Sie haben nun die Möglichkeit, die an Ihre Bedürfnisse und Voraussetzungen angepasste EDM-Software auszuwählen, die Ihnen dabei helfen wird, Ihre Produktivität zu steigern und die Prozesse in Ihrem Unternehmen und Ihren Dienstleistungen zu verbessern.

Wenn Sie jedoch bei dieser entscheidenden Entscheidung unterstützt werden möchten, stellen Ihnen unsere zertifizierten Teams gerne entsprechend Ihren Anforderungen die Software von GED Docuware oder Elise (Neoledge) vor.