Comment se protéger de la fraude à la facture ?

Qu'est ce que ce fléau en augmentation ?

La fraude à la facture est un phénomène en constante augmentation qui touche de nombreuses entreprises, quels que soient leur taille et leur secteur d’activité. Vous y êtes sujet dès lors que vous avez un processus de comptabilité fournisseur.

On parle de fraude à la facture lorsque des factures frauduleuses sont créées ou modifiées pour voler de l’argent à une entreprise.

Selon une étude menée par l’Association des directeurs financiers et de contrôle de gestion (DFCG), près de 25% des entreprises françaises ont déjà été victimes de ce type de fraude. Les fraudes sont généralement les suivantes :

Augmentation des prix ou des quantités
Création de fournisseurs entièrement fictifs
Redirection des paiements vers des comptes non autorisés.

Si vous n’avez pas mis de protections adéquates en place, vous vous exposez donc à conséquences financières et réputationnelles désastreuses. Face à ce fléau les logiciels de Gestion Electronique de Documents permettent de réduire considérablement le risque de fraude sur les factures. Ils permettent également de protéger votre entreprise en détectant automatiquement les activités suspectes, telles que les factures dupliquées ou modifiées.

Qui sont les fraudeurs ?

Les fraudeurs peuvent être des individus externes à l’entreprise, comme des cybercriminels ou des groupes organisés, mais ils peuvent également être des acteurs internes, tels que des employés malveillants.

Fraude à la facture interne :

Les employés ayant accès aux systèmes financiers en profitent pour modifier les coordonnées bancaires de fournisseurs (rediriger les paiements) ou pour créer de fausses factures.

Fraude à la facture externe :

Des hackers se faisant passer pour des fournisseurs légitimes peuvent soumettre de fausses factures ou intercepter des factures authentiques et modifier les détails du paiement. Ces fraudeurs utilisent des techniques de phishing ou de piratage pour manipuler les processus de facturation.

Il est également possible que des employés internes s’associent à des partenaires externes pour commettre une fraude. Ce type de fraude est fréquent dans les secteurs où les transactions sont fréquentes ou dans les processus de comptabilité fournisseurs qui manquent de transparence, de contrôles d’accès et de procédures d’approbation.

Qu'est ce qui augmente le risque de fraude à la facture ?

Un processus de comptabilité fournisseur manuel ou intégrant un logiciel inadapté peut augmenter vos risques de fraude. Si vous vous trouvez dans un de ces cas suivants, alors, il est grand temps de repenser votre processus de gestion des factures fournisseurs.

Manque d’automatisation :

Le traitement manuel des factures est non seulement chronophage, mais il entraîne également un risque accru d’erreurs. Il offre aux fraudeurs la possibilité d’introduire discrètement de fausses factures ou des factures modifiées. En revanche, les systèmes automatisés permettent de détecter les incohérences de manière plus rapide et précise. Certains peuvent même s’intégrer directement avec votre système ERP ou financier.

Absence de contrôles :

Sans des processus d’approbation robustes et des contrôles rigoureux, les employés ou les acteurs externes peuvent plus facilement manipuler les factures, valider des paiements frauduleux ou créer des fournisseurs fictifs.

Validation limitée des fournisseurs :

Les systèmes manquant de fonctionnalités de vérification ne contrôlent souvent pas l’authenticité des fournisseurs, ce qui facilite la soumission de fausses factures par les fraudeurs.

Manque de traçabilité :

Les systèmes qui ne suivent pas en temps réel l’historique des factures ou les détails des paiements compliquent la détection et l’audit des activités suspectes. En effet, en l’absence d’une piste d’audit fiable, il devient encore plus difficile d’identifier et de retracer les anomalies ou les fraudes potentielles.

Obsolescence des systèmes :

Si votre logiciel n’est pas assez sécurisé ou non mis à jour, alors, vous êtes la cible parfaite des cybercriminels.

Vous l’aurez compris, la mise en place d’un logiciel doté de l’automatisation, de droit d’accès et de workflows de validation devient obligatoire pour renforcer votre processus de comptabilité fournisseurs et ainsi éviter les fraudes à la facture.

La mise en œuvre de solutions numériques adaptées, comme DocuWare, permet de réduire ces risques en offrant une meilleure visibilité, en automatisant les contrôles et en sécurisant les flux de travail.

Pourquoi digitaliser vos processus de facturation ?

La digitalisation des processus de facturation permet de sécuriser les transactions et limiter les risques de fraude. En remplaçant les pratiques manuelles, les entreprises peuvent mettre en place des systèmes automatisés de validation des factures, qui garantissent une vérification systématique des informations. Ces systèmes permettent aussi une traçabilité complète des flux financiers, ce qui facilite la détection des anomalies. De plus, la digitalisation permet d’archiver les factures de manière sécurisée, rendant ainsi plus difficile l’altération ou la falsification des documents.

L’automatisation des processus de facturation réduit également les risques d’erreur humaine, tout en améliorant l’efficacité du traitement des documents. Par exemple, grâce à des outils de reconnaissance optique de caractères (OCR), les données des factures sont automatiquement extraites, validées et intégrées dans le système comptable, minimisant ainsi les risques d’oubli ou de manipulation.

La Gestion Electronique Documentaire comme protection idéale

La gestion électronique des documents (GED) est un levier de choix pour protéger votre entreprise contre la fraude à la facture. En centralisant toutes les factures et autres documents liés aux transactions dans un système numérique sécurisé, la GED vous permet de garantir la confidentialité et l’intégrité de vos documents financiers.

Grâce à leurs algorithmes avancés, ces logiciels de gestion documentaire peuvent facilement détecter des scénarios inhabituels dans vos comptes fournisseurs, signalant ainsi des menaces potentielles.

Plusieurs autres fonctionnalités permettent, comme la signature électronique, de garantir l’authenticité des documents et de leur validation.

La GED DocuWare

La GED DocuWare vous permet de prévenir les fraudes à la facture en permettant au DAF ou Responsable Financier d’instaurer des règles et de la transparence dans la gestion de la comptabilité fournisseurs. Voici quelques raisons d’adopter la GED DocuWare.

Capture automatisée des données des factures : cela permet d’accélérer le processus comptable en garantissant une extraction précise des informations, en validant automatiquement les données (montants, coordonnées, etc.), et en réduisant les erreurs humaines. De ce fait, les tentatives de fraudes sont réduites.

Autorisation d’émission de bons de commandes & d’approbation des factures : DocuWare repose sur un système d’autorisations utilisateur personnalisées, ce qui vous permet de définir les personnes habilitées à effectuer des tâches spécifiques dans le processus de comptabilité fournisseurs.

Gestion du panel fournisseurs : la solution dispose d’un système de validation des fournisseurs par rapport à des ensembles de données fournisseurs définis. Cela permet d’éviter la création de faux fournisseurs.

Acheminement des approbations : les workflows dans DocuWare permettent d’acheminer les factures aux « bons » approbateurs en fonction de paramètres spécifiques telles que la dénomination du fournisseur ou la valeur de la facture.

Interopérabilité avec les ERP et logiciels comptables : L’intégration de la GED avec l’ERP ou le logiciel comptable permet de croiser automatiquement les données des factures avec les informations existantes dans le système, telles que les commandes, les contrats ou les bons de livraison. Cela permet de détecter instantanément toute incohérence, comme des factures non autorisées ou des montants erronés, réduisant ainsi le risque de fraude.

Une digitalisation inévitable des factures

Face à la fraude à la facture, les entreprises se voient dans l’intérêt de numériser leurs factures. Cela tombe à pic puisqu’à partir du 1^er septembre 2026, elles y seront tout simplement obligées. La GED répond donc parfaitement à ces deux enjeux puisque grâce à son coffre-fort numérique, elle permet de conserver en toute sécurité et pendant une durée légale minimum une facture et ses documents associés (bon de commande ou bon de livraison). Ainsi, l’entreprise est en conformité et facilite la mise en œuvre de ses audits.

Belharra Numérique, votre partenaire intégrateur DocuWare de confiance

Belharra Numérique est la première capacité de production DocuWare en France, forte d’une équipe de 17 consultants certifiés, 150 clients actifs et plus de 200 projets sur les dernières années.

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Comment se protéger de la fraude à la facture ?

Qu'est ce que ce fléau en augmentation ?

Qui sont les fraudeurs ?

Qu'est ce qui augmente le risque de fraude à la facture ?

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