Dématérialisation : la GED au coeur du secteur BTP

Une évolution impérative

Longtemps perçu comme un secteur à forte intensité de travail manuel et aux multiples documents papiers, le Bâtiment et les Travaux Publics (BTP) ne font plus exception à la digitalisation. Les besoins d’optimiser les processus, d’améliorer la collaboration entre les acteurs et de se mettre en conformité réglementaire (exemple : facturation électronique) poussent de nombreuses entreprises à adopter de nouvelles solutions.

La dématérialisation, qui consiste à convertir les documents et les processus papier en formats numériques, s’impose ainsi comme une solution incontournable pour moderniser le secteur, pérenniser les relations avec les collaborateurs mais aussi accélérer les échanges de documents avec les responsables de chantier.

Délais, budget, approvisionnement… les enjeux dans le BTP sont denses mais la GED est là pour y répondre !

Les limites d’une gestion documentaire traditionnelle dans le BTP

Un projet de construction génère une grande quantité de documents, parmi lesquels on trouve les factures, bons de commande, contrats, plans, documents techniques, rapports de chantier, etc.

Ces documents sont amenés à transiter entre plusieurs chantiers, départements d’entreprise et responsables, soulignant inévitablement les limites d’une gestion documentaire papier.

Perte de temps dans la recherche des documents
Problème de lisibilité, erreur de ressaisie ou information manquante
Mauvaise accessibilité des documents à distance
Perte de traçabilité dans le suivi des versions
Lenteur dans les circuits de validation : signature, paiement…
Frais financiers liés au stockage papier
Risques liés à la sécurité des données & à la confidentialité (perte, vol, incendie…)

Les bénéfices de la dématérialisation et de la GED

Adopter la dématérialisation et une solution de Gestion Électronique de Documents (GED) offre de nombreux avantages :

Recherches et partages de documents simplifiés

L’un des atouts de la GED réside dans son principe de centralisation qui permet de collecter, stocker et classifier efficacement à un seul endroit les documents associés à un chantier : dessin, plan, calendrier, contrats, achats, approvisionnement…

In fine, les fonctionnalités avancées de recherches de la GED permettent de localiser et consulter un document en quelques secondes, et d’obtenir une totale visibilité sur le chantier.

Une telle solution d’archivage documentaire permet de faciliter l’accès aux documents et de délibérer le même niveau d’information pour tous les acteurs du projet (maîtres d’œuvre, maîtres d’ouvrage, architectes, sous-traitants…) où qu’ils se trouvent et qu’importe le support qu’ils utilisent, conduisant de fait au bon déroulement des opérations sur le terrain.

Vous l’aurez compris, les équipes gagnent en temps et en productivité de manière significative !

Sécurité et conformité renforcées

Les systèmes GED offrent des fonctionnalités de sécurité avancées, telles que le contrôle des accès, le cryptage des données et la traçabilité des actions. Ils aident également à respecter les réglementations en matière de conservation et de protection des données. De manière générale, dématérialiser ses documents liés aux chantiers permet d’éviter les pertes et vols.

La traçabilité est une fonctionnalité clé qui fait office de preuve pour contester toutes objections liées au projet de construction.

Engagement éco-responsable

Dans le secteur du BTP, les réglementations en faveur de l’environnement sont de plus en plus importantes, et la réduction de l’empreinte carbone des bâtiments est l’objectif clé !

Par conséquent, la réduction de l’utilisation de papier est primordiale, et les entreprises qui ne s’y sont pas résolues s’exposent à une dégradation de leur image, conduisant à une baisse d’attractivité auprès des partenaires, investisseurs, marchés publics, etc.

Dans ce contexte, adopter une solution de GED permet de réduire, voire éliminer progressivement l’utilisation du papier.

Exemple d'usages de la GED dans le BTP

Gestion automatisée des factures

Une entreprise de construction de taille moyenne décide de dématérialiser ses factures et de les intégrer dans un système GED. Avant la dématérialisation, le traitement des factures prenait plusieurs jours et impliquait de multiples vérifications manuelles. Après la mise en place du système GED, les factures sont automatiquement scannées, reconnues par un logiciel OCR (reconnaissance optique de caractères) et acheminées pour approbation. Les délais de traitement sont réduits de 50 %, les erreurs de saisie sont minimisées et les fournisseurs sont payés plus rapidement.

Partage de plans et documents techniques

Sur un grand projet de construction, plusieurs équipes (architectes, ingénieurs, sous-traitants) doivent accéder aux mêmes plans et documents techniques. Avant la dématérialisation, chaque équipe travaillait souvent sur des versions papier obsolètes, entraînant des erreurs de construction coûteuses. En adoptant une solution GED, tous les documents sont centralisés et accessibles en temps réel. Les mises à jour sont instantanément disponibles pour toutes les équipes, assurant que tout le monde travaille avec les informations les plus récentes.

Sécurité et conformité des documents

Une entreprise de BTP opérant dans plusieurs pays doit se conformer à différentes réglementations concernant la conservation et la protection des données. En utilisant une solution GED, elle peut mettre en place des politiques de sécurité strictes, contrôler les accès et garantir que les documents sont conservés selon les exigences légales. En cas d’audit, l’entreprise peut rapidement fournir les documents nécessaires, démontrant ainsi sa conformité.

Etude de cas client - GESEC

Le GESEC, qui regroupe 438 PME spécialisées en Ingénierie Climatique et Ingénierie Électrique, a initié une feuille de route pour soutenir la transformation numérique de ses membres, préparer les dirigeants aux futurs enjeux, et améliorer la gestion des données.

Belharra Numérique a proposé une approche innovante consistant à déployer une solution de gestion documentaire mutualisée pour chaque membre, conçue par le GESEC en collaboration avec les adhérents.

Découvrir l’étude de cas

Docu’SalesFlow & BTP

Développée par Belharra Numérique, Docu’SalesFlow est une solution conçue pour répondre aux besoins spécifiques du service d’administration des ventes des entreprises du bâtiment. Le module automatise les tâches de gestion et de recouvrement des dossiers, simplifie le parcours client et renforce la performance des entreprises.

Un témoignage client souligne l’efficacité de cette solution avec une réduction constatée et mesurée de 50 % de l’encours clients en seulement 3 mois.

Docu’SalesFlow dispose de connecteurs qui lui permettent de répondre aux besoins d’interfaçage avec vos logiciels ERP & comptables : Codial, Onaya, Sage Batigest…

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Dématérialisation : la GED au coeur du secteur BTP

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Les bénéfices de la dématérialisation et de la GED

Exemple d'usages de la GED dans le BTP

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