Intégrer l’IA à sa GED pour une gestion documentaire ultra performante

Vers une dématérialisation augmentée

La dématérialisation des documents via des solutions de GED est devenue indispensable pour les entreprises en quête de productivité opérationnelle. Cependant, cela ne suffit plus, et dans un monde où chaque seconde compte, les GED doivent intégrer des modules d’Intelligence Artificielle pour répondre aux besoins grandissants des entreprises. C’est ce que l’on appelle la « dématérialisation augmentée »

A titre informatif, depuis 2017, la France a investi plus de 2,5 milliards d’euros dans l’Intelligence Artificielle. Cet investissement est notamment dû à un constat sans appel… pour 84% des professionnels, les outils d’automatisation comme propose l’IA sont synonymes de gain de temps. D’ailleurs, 9 entreprises sur 10 affirment que l’Intelligence Artificielle leur permet d’avoir un avantage compétitif sur leurs concurrents. (source : Lesmakers.fr)

Les limites de la gestion documentaire traditionnelle

Comme nous l’avons expliqué, les solutions de GED traditionnelles comportent des défis auxquels l’IA est en mesure de répondre.

Volume et Complexité des Données

La simple numérisation des documents ne suffit pas à gérer le volume croissant et la complexité des données que les entreprises doivent traiter quotidiennement.

Recherche et Extraction d’Informations

La recherche manuelle et l’extraction des informations dans des documents numérisés peuvent être laborieuses et sujettes à des erreurs.

Sécurité et Conformité

Garantir la sécurité des documents numérisés et leur conformité aux réglementations en vigueur (comme le RGPD) est une tâche complexe et chronophage.

Les avantages de l’IA intégrée à la GED

Au fil du temps, les solutions de Gestion Electronique de Documents ont dû intégrer de l’Intelligence Artificielle afin d’optimiser leurs fonctionnalités de base ou d’en ajouter.

D’une part, l’IA centrée sur le traitement des documents permet d’en faciliter et d’en accélérer la lecture, la visualisation et la compréhension grâce à des mécanismes d’apprentissage.

D’autre part, l’Intelligence Artificielle a la capacité de gérer une grande volumétrie de données. Cette tâche ne pourrait, en temps normal, pas être assumée par les équipes d’une entreprise.

Extraction avancée des informations

Grâce à des technologies de reconnaissance de caractères (OCR), l’IA est en mesure d’extraire les informations d’un document abimé, détérioré ou flou, qui a été rédigé de façon dactylographique ou manuscrite (HTR).

Alimentation automatique des champs d’indexation

L’IA apporte également une compréhension des contenus inscrits sur un document et les retranscrit automatiquement dans des index qui permettent de totalement qualifier le document. Cette fonctionnalité s’avère précieuse lorsqu’une entreprise doit traiter une quantité importante de documents, et devient, dès lors, un véritable levier de performance.

Classification intelligente des documents

L’un des avantages fondamentaux de l’IA réside dans la classification des informations et des documents en général. Ces fonctionnalités de reconnaissance lui permettent de classer automatiquement les documents selon leur nature et différents critères.

Il est par exemple possible d’analyser des milliers de factures et de les classer de façon automatisée en fonction du fournisseur, de la date, du montant…

Recherche Intelligente

Dans un second temps, l’intégration d’IA comme ChatGPT permettrait de grandement faciliter la recherche de documents et d’exploiter les métadonnées de ce dernier. La qualité du prompt doit cependant être au rendez-vous.

Un collaborateur pourrait, dès lors, demander à ChatGPT de lui montrer un document juridique spécifique, d’en faire la synthèse, puis de le traduire en anglais afin qu’il puisse l’envoyer à un autre collaborateur d’une filiale à l’étranger.

Dans un contexte d’apprentissage, l’utilisateur d’une solution de GED peut demander à ChatGPT comment importer des documents numérisés.

Étude de la sensibilité des documents

Une GED équipée d’IA pourra bénéficier d’une sécurité accrue. En effet, des algorithmes avancés peuvent détecter la présence de données personnelles (nom, prénom…) et alerter les responsables en cas de non-conformité aux directives du RGPD.

Ainsi, la collecte des documents et des informations associées devient de plus en plus précise et contrôlée afin de respecter les réglementations en vigueur.

Ces avantages apportent in fine des bénéfices concrets :

un gain de temps
une augmentation de la productivité
une meilleure conformité aux réglementations
une amélioration de l’expérience utilisateur.

La gestion des documents ne se limite donc plus à stocker et récupérer des informations, mais à exploiter ces données pour générer de la valeur commerciale.

Ainsi, la gestion des documents ne consiste donc plus simplement à stocker et récupérer des informations, mais à exploiter ces données pour créer de la valeur ajoutée pour l’entreprise.

Les enjeux de l’IA

Malgré de multiples bénéfices, l’IA fait tout de même face à plusieurs enjeux autour de l’usage des données et de ses aspects éthiques et légaux.

La vérification et le contrôle

Il est important de prendre conscience que l’Intelligence Artificielle reste à un outil d’aide qui doit toujours être soumis à une vérification concernant les informations transmises et les tâches effectuées par cette dernière. Comme on dit, « la confiance n’exclut pas le contrôle ».

La fiabilité et la qualité des données

L’efficacité des systèmes d’IA dépend fortement de la qualité des données sur lesquelles ils sont formés. Des données incomplètes, incorrectes ou biaisées peuvent entraîner des erreurs dans le traitement et l’analyse des documents.

De plus, afin de tirer pleinement des technologies de l’Intelligence Artificielle, il est nécessaire de les exposer à une volumétrie de données toujours plus importante. Cela permet de constituer une base de données sur lesquelles elles peuvent s’exercer et, in fine, améliorer la fiabilité et la précision de leurs algorithmes.

L’éthique et la légalité

Même si l’IA peut accroitre la sécurité, l’utilisation de ses fonctionnalités pour l’indexation et la classification comporte le risque d’extraire des données nominatives ou confidentielles, ce qui peut poser des problèmes de conformité avec les lois et règlements (RGPD). Il est donc indispensable de développer les algorithmes de l’IA en tenant compte de la catégorisation des informations selon leur niveau de sensibilité, afin de minimiser les risques de fuite de données personnelles et d’informations confidentielles..

DocuWare, une GED qui embarque l’IA

Depuis avril 2024, DocuWare, leader de solutions de gestion documentaire et d’automatisation des workflows, a décidé d’implémenter l’Intelligence Artificielle de pointe à sa GED en faisant l’acquisition de la start up natif.ai.

L’objectif est clair « aller encore plus loin encore dans la reconnaissance des documents. ».

Une fois le document injecté dans la GED DocuWare, celui-ci est lu et reconnu grâce aux fonctionnalités d’OCR et de HTR du module d’IA.

Il est ensuite soumis aux technologies de « cropping » et « slipping » qui permettent de préparer de manière optimale les documents en vue de leur traitement ultérieur. Si plusieurs documents sont numérisés ensemble, le module natif.ai reconnaît les documents respectifs et les divise à nouveau en PDF individuels (splitting). Les documents numérisés de travers sont, eux, recadrés.

Vient alors l’étape de classification qui permet d’organiser plusieurs documents en fonction de leur type et de les trier en conséquence.

Ainsi, le module peut classer les factures entrantes, les bons de livraison ou bien les contrats dans la catégorie appropriée.

Enfin, selon la classe du document identifié, les données de ce dernier sont extraites. Sur un contrat, celles-ci peuvent être : la date, les tiers, les montants, etc.

Belharra Numérique, votre partenaire intégrateur DocuWare de confiance

Belharra Numérique est la première capacité de production DocuWare en France, forte d’une équipe de 17 consultants certifiés, 150 clients actifs et plus de 200 projets sur les dernières années.

Belharra, Platinum Partner DocuWare, vous accompagne dans vos projets de dématérialisation.

Présence nationale
Travail en réseau
Équipe certifiée
Démarche d’innovation continue

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