Dématérialisation RH : optimiser les processus de l’entreprise

Un contexte RH propice à la dématérialisation

En 2024, les défis et enjeux auxquels fait face le service RH sont multiples : optimisation de la performance de travail, amélioration de la QVT de l’équipe et des salariés de l’entreprise, sécurisation des données personnels et respects du RGPD…

D’un point de vue opérationnel, 65% des RH passent au moins la moitié de leur temps à réaliser des tâches administratives fastidieuses et chronophages. Une perte de temps en partie due aux problèmes de classification et de recherche qu’entraîne le format papier.

« Stop aux classeurs et dossiers du personnel remplis de papier et empilés sur les étagères ! »

Pour sortir de cette spirale infernale, les services RH ont une possibilité : dématérialiser.

Qu’est-ce que la dématérialisation RH ?

La dématérialisation des processus RH vise à digitaliser les tâches et les documents papier. Cette dernière entraîne inévitablement une restructuration au niveau du traitement des données RH. Ainsi, l’utilisation de solutions numérique pour organiser, stocker, gérer et partager le flux documentaire devient nécessaire. C’est ici qu’intervient la GED ou Gestion Électronique des Documents. Cette dernière permet notamment, grâce à des workflows, de gérer et automatiser les tâches de recrutements, on-boarding, arrêts maladie, demandes de congés, note de frais…

DocuWare et NeoLedge font partie des éditeurs qui répondent à ces besoins de gestion documentaire et d’automatisation.

Les lois autour de la dématérialisation

En France, la validité juridique des documents électroniques a déjà été reconnue depuis plusieurs années. Mais au-delà d’encourager les entreprises à dématérialiser certains documents RH, comme la loi travail El Khomri de 2016 a pu le faire avec la remise des bulletins de paie par voie électronique, certaines obligations fondamentales subsistent.

Certaines réglementations, telles que le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données), imposent des exigences strictes en matière de protection des données personnelles. La dématérialisation des processus RH peut aider les entreprises à se conformer à ces réglementations en mettant en place des mesures de sécurité renforcées pour protéger les informations sensibles des employés.

Obligation de conservation des documents RH

Le Code du travail autorise la conservation de documents numériques dans le cadre des relations de travail à condition que certaines conditions soient respectées, telles que la garantie de l’intégrité, de la confidentialité et de leur accessibilité (durée minimum). A cet effet, la mise en place d’un coffre-fort numérique peut être envisagée.

Le registre unique du personnel : 5 ans (article R1221-26 – Code du travail)
Les déclarations d’accident du travail : 5 ans (article D4711-3 – Code du travail)
Le contrat de travail : 5 ans (article 2224 – Code civil)
Le bulletin de paie : 50 ans (article L1237-5 – Code du travail)

Cette conservation dématérialisée demande cependant aux entreprises des ressources, parfois coûteuse, en matière de stockage. C’est pourquoi, pour les clients de la GED DocuWare, Belharra Numérique a conçu le module Docu’Storage qui permet d’externaliser et de rationaliser le stockage en fonction du besoin réel des utilisateurs. Ainsi, pour les documents ayant une très faible probabilité d’être reconsulté, Docu’Storage propose un espace de stockage moins consommateur en énergie et moins coûteux.

Obligation de dématérialiser les DSN

Obligatoire depuis janvier 2017, la télétransmission de la DSN ou Déclaration Sociale Nominative fait partie des processus qui doivent être effectués de façon dématérialisée (article L133-5-5 du Code de la Sécurité sociale).

Obligation de conservation digitale de la BDES

Depuis 2017, les entreprises dotées de plus de 300 employés doivent, sauf accord collectif contraire, conserver leur Base de Données Économique et Sociale (BDES) sous forme numérique (article R 2312-12 du Code du travail). Cette base de données, qui doit être accessible au Comité Social et Économique (CSE), compile des données cruciales concernant les orientations économiques et sociales de l’entreprise.

Les avantages de dématérialiser les documents RH

Productivité

Dématérialiser les documents RH via une GED permet d’optimiser la productivité du service. Le processus administratif du recrutement est par exemple traité et fluidifié de bout en bout : qualification des candidatures, enregistrement dans la CV-thèque, transmission au service concerné, traitement des retours, réponse. S’équiper d’une telle solution, c’est également bénéficier d’alertes et de notifications pour suivre l’avancement des dossiers : suivi des candidatures et des embauches, relances et notifications pour traiter les tâches courantes (congés, arrêts maladie, notes de frais…).

Gain de temps

En éliminant, grâce à l’automatisation, certaines tâches chronophages, les processus RH deviennent plus rapides et plus efficaces. Les équipes peuvent ainsi se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. La numérisation permet aussi aux employés d’accéder plus facilement aux documents RH et de signer électroniquement ces derniers. Les délais de traitement sont de facto réduits.

Réduction des coûts

La réduction de la consommation de papier, d’encre et d’espace de stockage physique entraîne des économies significatives pour les entreprises. De plus, la dématérialisation réduit les coûts associés à la gestion et à l’archivage des documents physiques, tels que l’entretien des équipements d’impression et la location d’espace de stockage.

Amélioration de l’expérience collaborateur

Les employés bénéficient d’un accès facile et rapide à leurs documents ce qui simplifie les processus administratifs et améliore leur satisfaction au travail. Ils peuvent consulter leurs fiches de paie, demander des congés et signer des documents en ligne. Les interactions avec le service RH sont ainsi plus fluides et plus conviviales.

Sécurisation des données et conformité RGPD

La dématérialisation permet de renforcer la sécurité des données grâce à des mesures de cryptage et de contrôle d’accès. De plus, elle facilite la conformité avec le RGPD en garantissant la confidentialité et l’intégrité des informations personnelles. Les entreprises peuvent mettre en place des politiques de sécurité strictes pour protéger les données sensibles des employés contre les violations et les cyberattaques. La signature électronique fait également partie des éléments de sécurité, car elle permet l’identification des parties ainsi que l’authenticité et l’intégrité d’un document.

Consolidation de sa démarche RSE

En adoptant une approche entièrement numérique, les entreprises contribuent à préserver l’environnement en réduisant leur empreinte carbone et leur consommation de ressources naturelles. La dématérialisation des documents RH s’inscrit dans une démarche « zéro papier » qui renforce l’image de l’entreprise et sa réputation auprès des parties prenantes, et consolide ainsi son engagement RSE.

Docu’HR facilite la gestion du dossier salarié

En tant que solution complémentaire à la GED DocuWare, Docu’HR dématérialise les processus et centralise l’ensemble des documents liés aux dossiers de vos employés tout en simplifiant la conformité au RGPD. Doté d’un ensemble complet de fonctionnalités (signature électronique, envoi planifié, coffre-fort numérique, tableau de bord…) ce module rationalise et automatise les opérations RH en offrant une multitude de bénéfices tangibles pour le Responsable RH, l’assistant et les managers.

En intégrant également un référentiel central pour les échéances et les rappels, l’Initialisation du Dossier Salarié devient le pivot d’une approche intégrée et efficace en matière de ressources humaines.

Ce qu’il faut retenir de la dématérialisation RH

La dématérialisation RH s’inscrit dans la transition numérique globale de l’entreprise, et s’avère primordiale si cette dernière souhaite poursuivre l’optimisation de sa productivité et assurer sa conformité réglementaire.

Malgré un changement fondamental de gestion, la dématérialisation offre des avantages conséquents pour les équipes des Ressources Humaines et contribue à un environnement de travail plus moderne et durable.

La GED comme outil de dématérialisation permet de réduire ses coûts de traitement et de stockage jusqu’à 91% et d’engendrer, en moyenne, 46% de gain de temps et de réactivité pour les équipes.

A l’heure actuelle, la dématérialisation n’en est qu’à ses prémices et l’intégration progressive de l’IA va devenir un véritable accélérateur de performances !