10 étapes pour choisir son logiciel de GED en 2024

Vous souhaitez mettre un terme aux recherches documentaires sans fin ? A gagner en temps et en productivité ?

Cela passe bien évidemment par un projet de dématérialisation de vos documents et par le choix d’un logiciel de GED ! Mais comment sélectionner ce dernier lorsque l’on est livré à soi-même ?

Pour ce faire, Belharra Numérique, intégrateur de solutions de GED, vous propose de faire un tour d’horizon sur les 10 étapes clés pour choisir son logiciel de GED en 2024.

Comment choisir son logiciel de GED ?

1. Identifiez vos besoins

La première étape qui n’est pas des moindre concerne la définition de vos besoins et de ceux de votre entreprise. Il est important de vous poser les bonnes questions et de savoir pourquoi vous souhaitez disposer d’un logiciel de gestion électronique de documents.

Evaluez ensuite le volume de documents, les types de fichiers (PDF, Word, images, etc), les fonctionnalités nécessaires (gestion des workflows, recherche, collaboration, indexation intelligente basée sur l’intelligence artificielle, etc.) et les intégrations avec d’autres logiciels utilisés dans votre entreprise.

Vous l’aurez compris, le mieux reste encore de rédiger un cahier des charges afin d’y voir plus clair et de faciliter la mise en place de l’outil par le prestataire. En tant qu’intégrateur de logiciel de GED, Belharra Numérique peut vous accompagner dans cette démarche, préalable à tout lancement de projet (audit de documents et méthodes de gestion, présentation des informations exploitables, etc.).

2. Anticipez la conduite du changement

La mise en place d’un tel outil apporte forcément son lot de craintes auprès des futurs utilisateurs. Il est donc impératif de choisir un logiciel de GED facile d’utilisation et intuitif pour entrainer une forte adhésion de la part des collaborateurs et faire de cet outil, une aide quotidienne.

Informez-vous également sur les formations proposées afin d’assurer une montée en compétence de vos collaborateurs et de balayer toute possibilité d’échec ou de pertes de temps. Dans le cadre d’un déploiement d’une solution de gestion électronique de documents, Belharra Numérique accompagne systématiquement les équipes du client dans la prise en main de l’outil, afin de les rendre opérationnelles.

3. Définissez les fonctionnalités indispensables

Au-delà des fonctionnalités liées à vos besoins métiers, vérifiez toujours que votre futur logiciel de GED dispose des fonctionnalités « indispensable », à savoir :

Capture et numérisation de documents
Archivage sécurisé
Intégration de la signature électronique
Workflow personnalisable
Indexation et recherche par mots-clés
La gestion des accès
L’accès en mobilité (application mobile)
Collaboration et partage de documents (co-édition)

4. Vérifiez l’interopérabilité

Tout le travail d’une GED réside dans la recherche, la capture et la centralisation d’importantes quantités de documents provenant de diverses sources. Pour tirer pleinement profit de votre logiciel de gestion électronique de documents, vérifiez donc que ce dernier puisse s’intégrer avec les outils déjà mis en place au sein de votre structure informatique et qu’il propose des connecteurs ou des API.

De ce fait, listez l’ensemble de vos outils dont les données et ressources sont susceptibles d’être recueillies par votre GED : CRM, ERP, outils de messagerie et collaboratifs (exemple : Suite Office), logiciels comptables, etc.

5. Pensez « évolutivité »

Votre entreprise évolue au fil du temps et gagne en croissance, entrainant une volumétrie documentaire à dématérialiser de plus en plus importante. Ainsi, veillez à ce que le logiciel choisi soit modulable en fonction de vos besoins actuels et futurs : nouveaux utilisateurs, fonctionnalités supplémentaires, espace de stockage, règlementations…

Optez également pour un logiciel de GED transversal, s’adaptant à tous les processus : achats, ventes, RH, qualité…

6. Priorisez la sécurité

Avec une cyberattaque toutes les 39 secondes et une hausse de 400% depuis 2020 (Source CyberCover), la sécurité des données est devenue un enjeu majeur.

Choisir son logiciel de GED ne se fait donc plus uniquement en fonction de ses fonctionnalités « indispensables », de son interopérabilité ou de ses coûts, mais aussi de sa robustesse en matière de cybersécurité.

Afin de protéger les données de vos clients, de vos collaborateurs et de votre entreprise en elle-même, veillez à ce que votre logiciel propose le chiffrement des données, la gestion des droits d’accès et l’authentification sécurisée. Renseignez-vous également sur les types de sauvegardes possibles (serveurs distants/local, fréquence..)

Les certifications de l’éditeur sont également de bons indicateurs quant à la conformité du logiciel : ISO27001 (DataCenters), NF2023 (coffre-fort numérique) et NF552 (RGPD), etc.

7. Adaptez le déploiement à votre entreprise

L’une des étapes essentielles dans le choix d’un logiciel de gestion électronique de documents, concerne le type de déploiement : Cloud (SaaS), On Premise ou Hybride.

Ce choix reste assez subjectif et se fera en fonction de vos préférences, de vos besoins sécuritaires ainsi que de votre budget.

Notez toutefois qu’un éditeur de GED de haute qualité devrait vous proposer les mêmes fonctionnalités et le même niveau de performance quel que soit le modèle de déploiement choisi. Une solution en Cloud reste souvent plus flexible au fil du temps.

8. Évaluez la qualité du support technique

Au-delà d’un outil, c’est tout un éditeur que vous choisissez. Il sera donc important de prêter attention à la qualité du service support et technique. C’est pourquoi, en tant qu’intégrateur de solutions de GED, Belharra Numérique s’engage à proposer une assistance pour la maintenance corrective et évolutive de la plateforme déployée. Lors du projet, nous configurons également des espaces de projet et de travail pour le partage de document mais aussi pour suivre les différentes demandes, et partager des environnements de développement ou de tests.

9. Estimez le budget global

Étant donné l’essor des logiciels de GED, il est crucial d’étudier le rapport qualité-prix. Entre la solution bon marché (voire gratuite) et celle qui atteint un tarif record, il est de votre devoir de trouver le bon équilibre par rapport aux fonctionnalités proposées.

Lors de cette étude, estimez le coût total de possession, qui va au-delà des frais de licence. Prenez compte des coûts de formation, de maintenance, de support technique et d’autres prestations envisageables.

10. Étudiez la réputation de l’éditeur

Au-delà des fonctionnalités liées à vos besoins métiers, vérifiez toujours que votre futur logiciel de GED dispose des fonctionnalités « indispensable », à savoir :

Capture et numérisation de documents
Archivage sécurisé
Intégration de la signature électronique
Workflow personnalisable
Indexation et recherche par mots-clés
La gestion des accès
L’accès en mobilité (application mobile)
Collaboration et partage de documents (co-édition)

Belharra Numérique, votre partenaire intégrateur de confiance !

Vous êtes désormais en mesure de choisir le logiciel de GED adapté à vos besoins et prérequis, qui sera en mesure de vous faire gagner en productivité et améliorer les process au sein de votre entreprise et de vos services.

Si toutefois vous souhaitez être accompagné dans ce choix crucial, nos équipes certifiés se ferons un plaisir de vous présenter, en fonction de vos exigences, les logiciels de GED Docuware ou Elise (Neoledge).