Comment la signature électronique peut révolutionner l'entreprise ?

Comment la signature électronique peut révolutionner l’entreprise ?

La signature électronique révolutionne l'entreprise

Nous avons tous été confrontés à la tâche fastidieuse d’imprimer un document, le signer manuellement, puis le numériser pour le renvoyer par mail…

Cependant, à l’ère du numérique, il est temps d’opter pour la signature électronique pour plusieurs raisons clés : gain de temps, réduction des coûts associés à la signature manuelle, limiter le gaspillage de papier, renforcer la sécurité de vos documents et assurer leur traçabilité.

Conseils clés pour un passage à la signature électronique

CHOISIR LE NIVEAU DE SIGNATURE ADAPTÉ

Pour cela, il convient de rappeler les divers niveaux de sécurité disponibles pour les documents :

La signature simple : cette méthode équivaut à la signature électronique manuscrite (telle que numériser un document avec une signature manuelle). Bien que sa valeur juridique soit limitée, elle est utile pour simplifier des processus internes, tels que des autorisations, des commandes ou des contrats.

La signature électronique avancée : c’est la méthode la plus couramment utilisée par les entreprises var elle permet d’identifier le signataire et de garantir l’intégrité du document signé. Elle est souvent utilisée pour des transactions immobilières ou des contrats d’assurance vie.

La signature électronique qualifiée : il s’agit de la méthode la plus fiable sur le plan technique et juridique, nécessitant une validation de l’identité du signataire par une autorité de certification. Elle est utilsiée pour des cas très spécfiques tels que les actes notariés ou les appels d’offres pour les marchés publics.

Pour en savoir plus sur ces différents types de signature électronique, vous pouvez consulter le guide de francenum.gouv.fr

S’INFORMER SUR LA RÈGLEMENTATION EN VIGUEUR

Il est primordial de prendre connaissance des exigences légales locales concernant la signature électronique pour s’assurer de la validité juridique de vos documents. Cela implique que vos documents aient une force juridique obligatoire qui impose des droits et des obligations pour les personnes qui les signent.

En France; les outils de signature électronique doivent respecter les normes de sécurité et de confidentialité du Règlement eIDAS de l’Union Européenne, ainsi que les exigences du RGPD.

OPTER POUR UN OUTIL DE CONFIANCE

Il est recommandé d’utiliser des outils spécialisés pour assurer l’intégrité des documents signés électroniquement, notamment pour les contrats de vente ou de travail. Parmi les plus populaires, on retrouve Docuware. En utilisant ce logiciel de signature électronique, vous pouvez vous assurer que vos documents sont juridiquement contraignants et valables aux yeux de la loi, tout en offrant l’avantage de stocker les documents signés en ligne pour une traçabilité optimale.

+ Une solution certifiée pour un maximum de sécurité : la solution Docuware possède la certification ISO 27001 qui garantit la sécurité des informations contenues dans les documents. Ainsi que la certification NGF552, une garantie de l’archivage et du traitement des données à caractère personnel de façon confidentielle et sécurisée.

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Les bénéfices de la signature électronique

Adopter la signature électronique permet de garantir la sécurité de vos documents, d’accélérer vos transactions, d’améliorer votre productivité et d’optimiser la gestion de vos opérations tout en respectant les normes et les réglementations en vigueur.

La signature électronique améliore vos processus opérationnels :

Augmente l’efficacité au travail
Réduit les dépenses d’impression et d’envoi
Fournit une preuve d’une signature authentique
Élimine le risque de modification non autorisées
Fait gagner du temps avec des rappels automatiques
Favorise une meilleure tenue des dossiers
Améliore le flux de travail à distance
Augmente la fiabilité du document
Facilite la récupération des documents